Задание: Битрикс24. Автоматизация Битрикс24 (Дистанционная работа)
Техническое задание
Автоматизация работы отдела запуска франшизы в Bitrix24
1. Общая информация
Компания работает по франчайзинговой модели.
После продажи франшизы партнеру проект передается в Отдел запуска.
Каждый партнер проходит путь запуска точки:
поиск помещения → договор аренды → ремонт → закуп оборудования → открытие.
Все действия выполняет сам партнер, а менеджер отдела запуска:
• ставит задачи
• контролирует выполнение
• консультирует
• следит за сроками.
Работа ведется в Bitrix24 через Коллабы.
Логика работы
• 1 партнер = 1 проект
• 1 проект = 1 коллаба
• В коллабе участвуют:
o менеджер запуска
o партнер (гость Bitrix24)
Менеджер ставит задачи партнеру внутри коллабы.
________________________________________
2. Цель внедрения
Необходимо максимально автоматизировать управление запуском франшизного проекта.
Система должна работать на двух уровнях контроля:
Уровень 1 — Руководитель
Руководитель должен видеть:
• все проекты
• текущий этап проекта
• статус выполнения
• проблемные проекты
Информация должна отображаться в CRM в виде воронки проектов.
________________________________________
Уровень 2 — Менеджер запуска
Менеджер должен видеть:
• список задач проекта
• какие задачи выполнил партнер
• какие задачи просрочены
• какой следующий шаг проекта.
Все это должно работать внутри задач коллабы.
________________________________________
3. Основная логика автоматизации
3.1 Создание проекта
При создании новой коллабы:
1. создается новый проект запуска
2. добавляется партнер (гость)
3. автоматически создается шаблон задач запуска
Задачи должны появляться поэтапно.
________________________________________
3.2 Назначение исполнителя
Все задачи внутри коллабы должны автоматически:
Исполнитель → Партнер (гость)
Менеджер выступает:
Постановщик задачи.
________________________________________
3.3 Последовательность задач
Задачи должны открываться по очереди.
Пример логики:
Задача 1 выполнена → автоматически появляется задача 2.
Пример цепочки:
1 Поиск помещения
2 Согласование помещения
3 Подписание договора аренды
4 Подготовка проекта ремонта
5 Ремонт помещения
6 Закуп оборудования
7 Установка оборудования
8 Настройка кассы и 1С
9 Закуп товара
10 Подготовка открытия
11 Открытие магазина
После закрытия задачи система должна:
• автоматически создавать следующую
• фиксировать прогресс проекта.
________________________________________
4. Связь задач с CRM
Каждый проект должен существовать также в CRM.
Необходимо сделать воронку "Запуск франшизы".
Этапы CRM должны соответствовать этапам проекта.
Например:
1 Поиск помещения
2 Помещение согласовано
3 Договор аренды
4 Ремонт
5 Оборудование
6 Подготовка открытия
7 Открытие.
________________________________________
Логика синхронизации
При выполнении ключевых задач:
CRM автоматически переводит проект на следующий этап.
Пример:
Задача "Подписать договор аренды" закрыта
→ CRM переводится на этап "Ремонт"
________________________________________
5. Контроль сроков
Система должна автоматически:
• фиксировать просроченные задачи
• уведомлять менеджера
• подсвечивать проблемные проекты.
Желательно:
• отчёт по просрочкам
• отчет по срокам запуска.
________________________________________
6. Отчеты для руководителя
Нужно реализовать простой контроль:
Руководитель должен видеть:
1. Воронку запусков
Количество проектов:
• поиск помещения
• ремонт
• подготовка открытия
• открытие.
________________________________________
2. Просроченные проекты
Проекты где:
• есть просроченные задачи
• проект стоит без движения.
________________________________________
3. Средний срок запуска
Желательно видеть:
• сколько в среднем занимает запуск проекта.
________________________________________
7. Простота использования
Важно:
• интерфейс должен быть максимально простым
• менеджер должен работать только через задачи
• руководитель должен смотреть только CRM и отчеты
________________________________________
8. Результат внедрения
После внедрения система должна позволять:
Менеджеру
• вести проект через задачи
• видеть следующий шаг проекта
• контролировать партнера
________________________________________
Руководителю
• видеть статус всех запусков
• видеть проблемные проекты
• контролировать эффективность работы отдела запуска.
________________________________________
9. Что ожидается от подрядчика
Подрядчик должен:
1. предложить архитектуру реализации
2. настроить автоматизацию
3. создать шаблоны задач
4. настроить воронку CRM
5. настроить связь CRM и задач
6. настроить отчеты.
