Резюме: Ассистент/помощник руководителя

ООО "РУТА"
11 месяцев
Помощник/ассистент руководителя
Август 2025 — сейчас (11 месяцев)

1. Организация деловых встреч, мероприятий и приёмов.

2. Управление расписанием директора, организация командировок и оказание административной поддержки генеральному директору, написание тектов, использование ИИ (генерация текстов, изображений, презентаций)

3. Ведение входящей и исходящей корреспонденции, управление телефонными звонками, контроль документооборота (подготовка и оформление договоров, закрывающих документов, ведение архива, ЭДО).

4. Подбор\Проведение первичных собеседований, синхронный перевод англ-рус во время собеседований, общение с руководством на английском языке.

5. Сбор необходимой информации, подготовка отчётов, контроль выполнения задач.

5. Взаимодействие со смежными отделами (продаж, производства, бухгалтерского учёта, закупок).

6. Поездки для подачи или получения документов в регуляторные органы РФ (местные командировки);

7. Подготовка и оформление договоров с клиентами и подрядчиками

ООО "Рейл Карго Логистикс-РУС"
3 года и 9 месяцев
руководитель подразделения АХО
Август 2021 — Апрель 2025 (3 года и 9 месяцев)

1. Управление офисной инфраструктурой: Обеспечение бесперебойной работы 2-х офисов в Москве, включая полный контроль переезда одного из них.

2. Координация работы подрядчиков (клининг, курьеры, обслуживание техники).

3. Контроль документооборота: внедрение и ведение учета документов в 1С:Документооборот и Bitrix24. Обеспечение своевременного согласования и архивирования до 150 документов в день. Ведение базы знаний Confluence, работа с задачами в Jira.

4. Контроль и бюджетирование закупок канцелярии, хозяйственных товаров, продуктов для офиса и корпоративных подарков. Контроль расходов на мобильную связь и услуги.

5. Создала и организовала процессы с нуля:
a. система travel-поддержки для сотрудников (билеты, отели, визы и тому подобное ).
b. Работа приемной и переговорных комнат для встреч на уровне первых лиц.

6. Поддержка руководства: Управление календарем и графиком генерального директора, организация деловых поездок и мероприятиий, протоколирование встреч, подготовка презентаций и отчетов.

ООО "МайсЭкспертс"
6 месяцев
Административный ассистент
Апрель 2024 — Сентябрь 2024 (6 месяцев)

1. АХО: Полное обеспечение офиса материалами (канцелярия, хозяйственные товары), организация пропускного режима и оперативное решение технических вопросов для поддержания бесперебойного рабочего процесса.

2. Аналитическая и информационная поддержка: Сбор, систематизация и презентация данных по запросам руководства с акцентом на актуальность и релевантность для принятия решений.

3. Управление логистикой и складом: проведение инвентаризации, управление складской номенклатурой, организация переездов.

4. Организация полного цикла документооборота, внедрение, настройка программ, обучение сотрудников. Работа с корреспонденцией, курьерскими службами.

5. Финансово-административные операции: Проведение операций по банковским счетам компании, обеспечение точности и своевременности платежей.

6. Цифровая поддержка и коммуникация: Обновление контента на сайте (Tilda), администрирование системы управления задачами и клиентской базы (Bitrix24), поддержка внутренней коммуникации, контроль сроков выполнения проектов.

7. Выполнение комплексных поручений по закупкам и логистике для руководителей.

ООО "Нефтегаз Техрезерв"
3 года и 4 месяца
Помощник руководителя
Январь 2018 — Апрель 2021 (3 года и 4 месяца)

За весь срок работы в ООО "Нефтегаз Техрезерв" мной выполнялись
функции помощника руководителя, такие как:
- административная поддержка руководителя;
- ведение календаря встреч и мероприятий;
- поиск информации любой сложности, составление обзора рынка;
- подготовка или перевод документации или презентаций;
- протоколирование встреч;
- распределение и контроль выполнения поручений от руководителя;
- согласование договоров;
- деловая переписка от имени компании;
- перевод технической документации (руководств по эксплуатации оборудования, сопроводительные материалы для таможни);
- обеспечение travel –поддержки руководителя, членов семьи, партнеров (бронирование билетов, гостиниц, транспорта, помощь в получении визовых разрешений);
- своевременное предоставление отчетности по ВКС;
- выполнение личных поручений по обслуживанию автомобиля, помощь членам семьи руководителя в подборе услуг, товаров, заказ, отслеживание, контроль доставки, контроль оплаты счетов;

а также функции офис-менеджера:
- организация работы приемной;
- подготовка переговорных к проведению встреч с гостями руководства;
- встреча гостей руководителя;
- закупка продуктов в офис (чай,кофе,вода, угощения), а также канцелярии;
- заказ, контроль оплаты и отправка корпоративных подарков;
-взаимодействие с курьерскими службами;
- управление расходами на корпоративную мобильную связь;
- контроль оплаты счетов, взаимодействие с бухгалтерией до полного завершения документооборота (ЭДО или на бумаге)
- ведение реестра расходов.