Event-менеджер / организатор мероприятий международного направления (удаленная работа)

Вакансия: Event-менеджер / организатор мероприятий международного направления

Описание вакансии

Наша команда создаёт оффлайн и онлайн мероприятия для обмена опытом между профессионалами мы проводим лучшие в России (и одни из лучших в мире) профессиональные конференции для IT-разработчиков.

Компания Онтико делает профессиональные IT-конференции с 2007 года. За это время мы провели несколько сотен мероприятий, крупнейшее из которых ведущая ежегодная профессиональная конференция разработчиков высоконагруженных систем HighLoad++ (более 3000+ участников, 50+ экспонентов, 160+ докладов в 10+ параллельных треках).Нашей главной ценностью является выдающийся опыт участников наших конференций разработчиков, тимлидов, техлидов, технических директоров, собственников ИТ-компаний всех тех, кто сегодня делает цифровую экономику. С 2021 года наша команда под брендом Tech Internals Conf провела 3 конференции в Армении, Сербии и на Кипре. С суммарным количеством участников 2000. Следующая конференция команды пройдет в Берлине.

Мы достигаем это через предоставление новейшего актуального контента, высочайшего качества организации, огромного количества разнообразных активностей на конференции, чтобы каждый участник наших событий получил знания в соответствии с индивидуальным запросом и заряд энергии для получения максимальной пользы и создания собственных результатов.

Сегодня организация конференции уровня HighLoad++ это четко выстроенная структура работ: более двухсот небольших проектов, несколько тысяч задач, привязанных ко времени, бюджету, а иногда и к техническим ограничениям. Это десятки подрядчиков и команда из сотни человек, работающих на площадке. За годы работы мы собрали лучшие практики организации подобных мероприятий и непрерывно их совершенствуем.

Сейчас мы ищем event-менеджера для работы в команде организаторов, который возглавит международное направление. Главная задача обеспечение высочайшего качества реализации всех проектов компании на всем жизненном цикле.

Чем придётся заниматься?

В вашей зоне контроля: реализация конференции, выполнение задач в срок, качество реализации, финансовые сметы.

Вам предстоит постоянно работать в команде с программным комитетом конференции, отделом маркетинга, отделом продаж, колл-центром, бухгалтерией отделами разработки и дизайна.

Основные этапы организации конференции разбиты примерно на 40 зон ответственности. Сюда включены подрядчики (кейтеринг, трансфер, площадка, видеооборудование и прочее), бюджет конференции, работа со спонсорами и выставкой, работа с сайтом, подготовка раздаточных материалов и работа с типографиями, развлекательная программа, работа с платформой для онлайн-вещания, режиссура эфиров.

Что именно нужно будет делать:

1. Участие в разработке концепции конференций совместно с командой;

2. Составление и контроль бюджета мероприятий;

3. Работа с командой разработки: постановка и проверка задач на сайты, лендинги;

4. Работа с внутренней CMS-системой, публикация материалов на сайтах конференций;

5. Подготовка раздаточных, промо-материалов, сувенирной продукции и оформления конференции совместно с дизайнером;

6. Работа с подрядчиками (тендер, коммуникации, документация);

7. Работа со спонсорами совместно с аккаунт-менеджерами;

8. Разработка и контроль технического сценария мероприятия;

9. Поиск подходящей площадки;

10. Режиссура прямых эфиров;

11. Постоянное изучение опыта конкурентов.

Требования и навыки:

• Уровень англ. С 1 и выше;

• Опыт организации мероприятий от 2-х лет;

• Навыки работы в режиме многозадачности и нехватки времени (понимание методики Getting Things Done желательно);

• Опыт работы в ИТ-сфере крайне желателен (сможете объяснить разницу между Java и JavaScript, Agile и Waterfall, backend и frontend);

• Опыт работы в таск-трекерах (Jira, Trello);

• Уверенное владение Google Docs, желательно знание Tilda;

• Аналитические навыки, умение работать с большими массивами информации;

• Проактивность, коммуникабельность, оперативность.

• Наличие Шенгенской визы будет плюсом.

Условия работы:

• Полностью белая заработная плата;;

• Удаленная работа с очным присутсвием на событиях;

• Корпоративные тренинги по развитию Soft skills;

• Гибкий график работы, обычно с 10:00 до 19:00.

В сопроводительном письме кратко расскажите о себе и о своих профессиональных достижениях, которые вы считаете значимыми.

Дополнительные инструкции

В качестве тестового задания, пожалуйста, опишите самый сложный проект, которым вы управляли, желательно с самым большим количеством контрагентов/субъектов действия. Как вы организовывали взаимодействие сторон?