Бизнес администратор / ассистент генерального директора (удаленная работа)

Вакансия: Бизнес администратор / ассистент генерального директора

Описание вакансии

Kaiten.ru российский сервис для совместной работы команд. Все процессы компании в одном месте: проекты, задачи, цели, сотрудники, документы, переписки, отчеты, заявки.

Kaiten это:

профессиональный инструмент для работы по Kanban и Scrum: визуализация процессов, WIP-лимиты и детальная agile-аналитика;

работа в защищенном облаке или коробочная версия для установки на свои серверы;
несколько досок на одном рабочем пространстве: управляйте большой командой на одном экране;
задачи, проекты, коммуникации, документы, все рабочие процессы в одном сервисе.

Обязанности:

• Осуществление административной поддержки генерального директора: управление рабочим календарём, составление расписания, координация встреч и переговоров, протоколирование встреч, планирование и реализация личных и деловых поездок.
• Подготовка и организация деловых встреч, совещаний и презентаций.
• Ведение деловой переписки, подготовка и оформление документов, отчетов и презентационных материалов.
• Организация встреч и переговоров с клиентами и партнерами.
• Выполнение личных поручений.
• Организация и планирование командировок (бронирование авиабилетов, отелей, составление маршрута).
• Проведение переговоров с клиентами, подрядчиками, заказчиками и другими заинтересованными сторонами (лично и в деловой переписке), согласование документов с лицами, принимающими решения.
• Управление конфликтными ситуациями в команде, координация действий фрилансеров и подрядчиков.
• Участие в формировании бюджета компании.
• Создание и удаление почтовых ящиков для сотрудников, восстановление доступа к почте.
• Подключение сотрудников к сервисам компании.
• Предоставление отчетных и закрывающих документов для бухгалтерии.
• Оплата подписок на сервисы по запросу.
• Организация доставки документов.
• Подготовка и проведение корпоративных мероприятий.
• Организация закупки и доставки бизнес-сувениров.
• Поддержание информации в корпоративном университете в актуальном состоянии.
• Курирование процесса согласования договоров.
• Заказ орг техники для сотрудников.

Требования:

• Опыт работы бизнес-ассистентом генерального директора (не менее 2 лет).
• Отличные навыки работы с многозадачностью, готовность работать в интенсивном режиме.
• Высокий уровень ответственности, организованности, дисциплинированности, самоорганизации и стрессоустойчивости.
• Отличные коммуникативные навыки, умение вести переговоры, грамотная письменная и устная речь.
• Опыт работы с CRM-системами , знание офисных программ на уровне продвинутого пользователя.

Условия:

• Трудоустройство по ТК РФ, белая заработная плата;
• График работы: 9.00-18.00 (возможно гибкое начало рабочего дня), удаленный формат работы;
• Высокий уровень самостоятельности в принятии бизнес-решений, отсутствие бюрократии и поддержка руководства компании;
• Корпоративное обучение за счет компании.