Координатор отдела (удаленная работа)

Вакансия: Координатор отдела

Описание вакансии

Обязанности:

1. Организация и координация операционной деятельности:

• Контроль выполнения ежедневных задач и координация их выполнения между членами команды.
• Поддержка команды в решении операционных вопросов и оперативное информирование руководителя о прогрессе.
• Ведение учета задач в системах управления проектами (например, Jira) и подготовка отчетов о статусе задач.

2. Управление документацией и отчетностью:

• Ведение и актуализация документации отдела, включая планы, протоколы встреч и отчеты.
• Подготовка регулярных отчетов по выполнению задач.
• Обеспечение доступности документации для членов команды и соблюдение стандартов компании.

3. Взаимодействие с членами команды и другими подразделениями:

• Организация коммуникации внутри команды, включая проведение регулярных встреч и обсуждений.
• Координация взаимодействия с другими отделами (финансы, IT, юридический отдел) для оперативного решения вопросов.
• Взаимодействие с внешними партнерами и клиентами, организация встреч и согласование сроков и условий.

4. Поддержка руководителя в управлении ресурсами:

• Помощь в распределении и контроле за использованием человеческих и материальных ресурсов.
• Поддержка корректировки планов по ресурсам в случае изменения приоритетов.

5. Оперативное решение проблем:

• Идентификация и оперативное реагирование на возникающие проблемы в процессе выполнения задач.
• Проведение экстренных совещаний и координация команды для оперативного решения проблем.
• Контроль за выполнением корректирующих действий для минимизации задержек и снижения рисков.

6. Фасилитация встреч и управление коммуникацией:

• Организация и проведение встреч с установлением четкой структуры обсуждения и целей.
• Управление динамикой группы для поддержания продуктивной коммуникации и достижения результатов.
• Использование методик для структурирования и оптимизации взаимодействия внутри команды.

Требования:

• Опыт работы в координации проектов или административной поддержке от 1 года.
• Навыки ведения документации и подготовки отчетности в системах (Jira, Confluence, Excel).
• Умение работать в условиях многозадачности и расставлять приоритеты.
• Развитые коммуникативные навыки и умение решать конфликты внутри команды.
• Ответственность и внимательность к деталям, способность самостоятельно принимать решения в рамках своей компетенции.

Условия:

• Удаленный формат работы, график 5/2, с 9:00 до 18:00
• Гибкое начало и окончание рабочего дня.