Бизнес-ассистент (удаленная работа)

Вакансия: Бизнес-ассистент

Описание вакансии

Здравствуйте.

Меня зовут Тамара, я- основатель студии архитектуры и дизайна GRIGORIEVA.DESIGN.

Проектируем дизайн интерьера апартаментов и МОПов, контролируем строительные объекты и проектируем здания разного масштаба на территории Москвы и ОАЭ.

Сейчас студия находится в активной стадии роста, что ведет к появлению новых задач и вызовов.
Все это требует внимания и времени, которого становится все меньше и меньше.

Чтобы удерживать качество на высоком уровне и продолжать развивать проект, мне, как руководителю, требуется надежная поддержка - человек, который поможет в управлении текущими процессами, рутинными задачами и в реализации новых идей.

Что необходимо делать?

Операционные задачи, благодаря которым все работает как часы

Быть со мной во всех чатах, принимая и сортируя информацию
Вести электронную почту, отвечая на запросы
Готовить документы: договора, акты сверок, акты выполненных работ и прочую бумажную волокиту
Вести личный календарь встреч и задач
Быстро находить информацию, структурировать ее и делать выводы
Предлагать варианты решений по задачам, из которых мы вместе выберем оптимальный

Помощь в управлении командами

Участвовать в собраниях с командами и фиксировать договоренности
Распределять задачи и контролировать сроки их выполнения в CRM
Проверять ведение общего диска в каждом проекте
Принимать работы у исполнителя, проверяя наличие файлов, документов и систему их хранения
Создавать и вести таблицы со статистиками по метрикам, при необходимости - анализ данных

Мои ожидания от Вас :

Имеете высокий уровень пунктуальности и самоорганизации - все всегда сделано вовремя и четко
Легко берете на себя инициативу, находите оригинальные решения и не боитесь ответственности
Вы- Боженька тайм-менеджмента и долгосрочного планировании
Вдумчивость и структурность- ваше все.
Вам чуждо просто переслать информацию исполнителю, вам критично важно понять задачу, сформулировать, зафиксировать, проконтролировать и прийти с решением и обратной связью

Что предоставляем со своей стороны, помимо возможности самоотверженно трудиться

Все само собой разумеющееся: интересные проекты, предоставление крутых профессиональных возможностей, личного развития и т.п.
Деньги.
Разумную свободу действий.
Потенциальный рост до CEO компании

Дополнительные условия

- Добрые и пушистые только в обмен на результат. Сами не сидим, протирая штаны, и команда тоже рада действовать, потому что все любят то, чем занимаются. Этого ждем и от вас.
- Придется разобраться в продукте, наших ценностях и подходах к клиенту
- Полная удаленка. На печеньки скидываться не придется.
- Оклад+премия
- График 5/2. с 10 до 19 (по мск) быть на связи
- Совокупный доход у новичка стартует от 40 000, +бонусы за результат

И немного формальностей по процессу. Какие этапы предстоит пройти

- Свяжемся, чтобы выбрать удобное время для интервью
- На первом интервью HR расскажет о наших целях и узнает Ваш опыт
- На интервью со мной обсудим задачи и приоритеты, расскажу, как устроен рабочий процесс
- Отправим оффер и начнем сотрудничество