Помощник/Бизнес-Ассистент, Москва/МО, гибрид (удалёнка/разъезды)

Вакансия: Помощник/Бизнес-Ассистент, Москва/МО, гибрид (удалёнка/разъезды)

Описание вакансии

Вакансия Помощник/Бизнес-Ассистент, Москва/МО, гибрид (удалёнка/разъезды)

Ищу себе Помощника/ Бизнес-Ассистента Правую руку, по факту своего Заместителя, в будущем возможно Партнёра. Нацелен на долгосрочное сотрудничество.

Мне 30 лет. Одно из основных направлений бизнеса строительство загородных домов в Подмосковье. Примерно половину времени в году территориально нахожусь не в Москве. Нужен надёжный сотрудник, который постоянно будет держать руку на пульсе, контролировать все вопросы.

Основной функционал по блокам:

1. Работа с документами: - Ведение и систематизация строительных документов (договоры, разрешения на строительство/виды работ, сметы, пр.). - Подготовка отчётов о ходе выполнения работ (формат - Excel).

2. Координация встреч: - Подготовка повестки дня и материалов для встреч (формат Word, Excel, Power Point). - Протоколирование встреч с подрядчиками, клиентами и другими заинтересованными сторонами.

3. Управление графиками: - Составление и обновление графиков работ (формат Excel, Project). - Мониторинг сроков выполнения задач и напоминание команде о дедлайнах.

4. Взаимодействие с поставщиками: - Поиск и оценка поставщиков материалов и услуг. - Запрос цен и условий поставок. Анализ рынка/конкурентов. Подготовка сравнительных данных (формат Excel).

5. Управление проектами: - Помощь в планировании и координации строительных проектов. - Сбор и анализ данных о ходе выполнения работ. Работа с графиками в Project, Excel.

6. Финансовые задачи: - Ведение учёта расходов и доходов по проектам (работа с таблицами в Google, Excel). - Подготовка документов для бухгалтерии. Контроль своевременной оплаты счетов.

7. Обеспечение безопасности: - Контроль прорабов за соблюдением правил техники безопасности на строительной площадке. Помощь прорабам в организации обучения по безопасности для рабочих.

8. Коммуникация с клиентами: - Ответы на запросы клиентов и предоставление информации о ходе работ. - Сбор отзывов и предложений от клиентов.

9. Сбор данных и отчётность: - Сбор статистики по выполненным работам и анализ эффективности. - Подготовка отчётов для руководства.

10. Выполнение личных поручений.

Профессиональные компетенции:

- умение самостоятельно всесторонне прорабатывать задачи на 100%

* в идеале после короткого периода адаптации хотелось бы выйти на следующий режим работы: например, я Вам ставлю задачу найти участок земли в Краснодаре под строительство дома , Вы берёте паузу, составляете максимальный перечень вопросов по блокам, который Вам нужно будет задать мне и/или Заказчику, затем встреча со мной/Заказчиком и получение ответов на вопросы/осуждение, далее Вы самостоятельно составляете план своих действий со сроками и бюджетом для решения этой задачи и детально прорабатываете каждый шаг (мониторите рынок, ценовую политику, изучаете возможности участков на предмет коммуникаций, смотрите план застройки рядом с участком на ближайшие 10+ лет, узнаете о соседях, способах оплаты, пр.), на финале представляете мне/Заказчику лучшие 3-5-7 вариантов с подробной информацией, расчётами, фото, пр. в формате презентации Power Point , Excel , после утверждения самостоятельно и/или с привлечением экспертов, которых Вы сами найдёте, приобретаете данный участок

* цель выстроить коммуникацию таким образом я говорю А , а Вы самостоятельно детально продумываете всё до Я и выдаёте 3-5 готовых вариантов решений с указанием плюсов и минусов каждого

- понимание планирования/бюджетирования (Вы будете планировать мой график, свой план работ, работы и мероприятия по проектам, составлять бюджеты мероприятий, пр.), экономики/рентабельности проектов

- продвинутый пользователь MS Office (Word, Excel сводные таблицы/формулы, Power Point - презентации), владение MS Project (другими программами по управлению проектами), опытный пользователь google-таблиц, владение Power BI как плюс

Требования к личности:

- высшее/средне-специальное образование (строительное/техничнское/экономика/маркетинг), курсы по управлению проектами Ваше преимущество

- высокий уровень ответственности и самодисциплины, чёткое соблюдение договорённостей и сроков, умение брать на себя ответственность и нести ответственность за результат своей работы

- умение работать в режиме многозадачности, грамотно расставлять приоритеты, разумно относиться к тратам

- способность эффективно планировать и управлять временем, координировать все задачи и процессы

- масштабное мышление, системность, структурированность, аналитический склад ума, логичность в действиях

- сообразительность, живой ум, умение быстро ориентироваться в информации/ситуации, оперативность в работе

- тенденция отслеживать новые технологии/продукты, пр. и применять их на практике, инициативность

- высокий уровень коммуникаций, умение выстраивать долгосрочные отношения с клиентами/подрядчиками, др.

- креативность, изобретательность, предприимчивость, хорошее чувство вкуса с стиля, внимание к деталям, аккуратность

- грамотный русский (устный и письменный)

- соблюдение делового этикета, субординации, сочетание требовательности и жёсткости (в разумных пределах) с умением договариваться, отсутствие конфликтности, стрессоустойчивость

- честность, порядочность, преданность, здравый перфекционизм, отсутствие токсичности, любовь к жизни и людям, доброжелательность, позитивный настрой, здоровое чувство юмора

- высокий уровень работоспособности, мобильность, наличие личного автомобиля и готовность использовать его в работе

Условия:

- прямое подчинение собственнику

- режим работы 5/2 (понедельник-пятница), гибкое начало и окончание рабочего дня 08.00-11.00/17.00-20.00, быть на связи в выходные

- гибридный формат работы удалёнка + выезды на объекты/встречи

- официальное оформление в штат, своевременные выплаты зп 2 раза в месяц без задержек

- компенсация мобильной связи, интернета, ГМС и амортизации за использование личного автомобиля

- уровень зп (фикс 100.000-200.000 + бонусы до 50% оклада) обсуждаются с успешным финальным кандидатом