Персональный ассистент руководителя (family-office) (удаленная работа)

Вакансия: Персональный ассистент руководителя (family-office)

Описание вакансии

Мы международное кадровое Агентство и онлайн-Академия персональных и бизнес-ассистентов "Smart and Talented", и уже на протяжении 8-ми лет подбираем самых классных ассистентов нашим клиентам! И ты можешь найти работу мечты вместе с нами.

Сейчас мы ищем организованного и ответственного ПЕРСОНАЛЬНОГО АССИСТЕНТА для собственника нескольких бизнес-проектов. Если вы способны решать несколько задач одновременно, отлично справляетесь с организацией процессов и готовы помочь руководителю в управлении как бизнесом, так и личными делами эта вакансия для вас.

(локации руководителя Москва/Испания).

Задачи 80% личные, бизнес 20%:

Личные поручения:

Ведение календаря;

Запись на услуги в России и за рубежом (чаще в Испании): автосервис, массаж, парикмахерская, мед клиники, полиция, таунхолл, посольство, визовый центр и т.д.;

Поиск и закупка товаров/продуктов и услуг через интернет.

Travel- поддержка: в РФ и за рубежом, бронирование отелей, автомобиля, билетов, повышение класса, работа с lost found, работа с ошибками авиакомпаний, работа с возвратами денег от отелей, car rent-ов, авиакомпаний и др., составление маршрутов путешествий

Контроль сроков действия паспортов, виз, своевременное обновление;

Помощь в получении ВНЖ (через агентство), приглашений, заполнение анкет в любые учреждения, страхование авто в Испании;

Бронирование ресторанов, покупка билетов на выставки, концерты, спектакли и пр.;

Контроль бюджета и оплата бытовых услуг, сервисов (ЖКХ, интернет, зрпл. домашнего персонала и др.);

Помощь по семейным вопросам (поиском нянь, школ, репетиторов и пр. для детей/членов семьи, координировать процесс);

Взаимодействие со школами, чтение всех писем, внесение в календарь всех школьных мероприятий, контроль выполнения домашних заданий детей, получение регулярных отчетов от школы (как учится ребенок, все ли получается, надо ли что-то дополнительно подтягивать дома, и прочее);

Организация семейных праздников, поездок;

Выбор подарков на праздники по профилю человека или по виш-листам;

Бизнес-задачи:

Управление календарем: координация и перенос встреч, напоминания о важных событиях и звонках.

Разбор входящих писем и счетов (на испанском языке), определение способов оплаты;

Организация офлайн онлайн встреч звонков, участие в онлайн-конференциях, составление протокола совещания, контроль договоренностей, взаимодействие с партнерами (преимущественно касательно проекта в Испании на английском языке).

Трекинг по задачам руководителя (подчиненные, подрядчики, семья, заказчики и т.д.);

По поручению разобраться и изучить какой-то продукт, вопрос или область, дать краткое резюме и инструкцию как с ней взаимодействовать;

Оцифровка любых данных: написать письмо, составить табличку, перенос в редактируемый текстовый формат, и прочее;

Сравнение любых данных: план с фактом;

Поиск любой информации (по подрядчикам, конкурентам, сервисам, пр.), поиск и анализ информации по любой новой сфере, предоставление краткой выжимки и инструкции как с этим работать руководителю;

Требования:

• Опыт работы личным ассистентом заграницей от 1,5 года;
• Знание английского языка на уровне B2 и выше (разговорный и письменный).
• Умение работать в программах: эффективная работа с календарем, высокий уровень работы с таск-менеджерами, уверенный пользователь Excel.
• Портрет кандидата:

1. Понимание делового этикета, вежливость, сдержанность;

2. Уметь правильно расставлять приоритеты важности задач и вести график руководителя;

3. Системность, ориентированность на результат;

4. Инициативность, энергичность;

5. Высокая скорость реакции: все что можно сделать быстро, должно быть сделано быстро;

6. Соблюдение конфиденциальности, честность;

7. Дотошный, умение контролировать доведение руководителем задач до результата (трекинг);

8. Проявлять заботу о руководителе.

Условия:

• Формат работы: Удаленный формат работы;
• Оформление: ИП/самозанятый;
• График работы: 6/1 (суббота менее насыщенный день) с 9:00 до 18:00, быть на связи до 23:00 (возможны вечерние созвоны для актуализации статуса задач и графика на следующий день);

Заработная плата: оклад до 150.000 р. на руки (обсуждается с успешным кандидатом по итогам собеседования).

ЭТАПЫ ПРОХОЖДЕНИЯ:

1) онлайн оценка эксперта ST;

2) онлайн собеседование с руководителем;

3) 5 оплачиваемых кандидату тестовых дня.