Ассистент руководителя (удаленная работа)

Вакансия: Ассистент руководителя

Описание вакансии

Администрирование:

- создание счетов для поставщиков и заказчиков и отправка

- Создание коммерческих предложений и отправка

- Подготовка договоров, в том числе на английском и испанском языках

- Подписание документов электронно посредством AdobeSign

- Создание чата проекта в WhatsApp и его модерация по ходу проекта

- Создание досок проекта в Pinterest

- Обновление по рабочим дням графиков проекта. Обзвон участников для выяснения состояния проекта или ускорения, если необходимо

- Контроль наполнения папок проекта в Google Drive

- Звонки поставщикам по дебиторской задолженности, если таковая имеется

- Контроль заполнения таблиц комплектации дизайнерами и её соответствие

- Взаимодействие с бухгалтером для выставления счетов

- Организация работы проекта: связаться с дизайнером, с визуализатором, подготовить договоры, подписать.

- Ведение базы дизайнеров, визуализаторов, поставщиков. Добавление новых, актуализация.

- Расчеты площадей проектов по архитектурным чертежам и оформление в таблицу Excel.

Маркетинг:

- Подготовка материалов для новых страниц с проектами на сайты (рус и англ версии) (отбор фото, написание текста ChatGPT) и отправка вебмастеру

- Контроль сроков работы вебмастера

- Сбор статистики по Instagram в сервисе LiveDune

- Публикация готовых постов/сторис в Инстаграм

Требования:

- ответственность, аккуратность, внимательность

- способность быстро отвечать на запрос

- знание офисных программ, облачных сервисов, мобильность

Условия:

- работа требует 2-3 часа в день суммарно

- рабочие часы 10-19 по московскому времени

- несколько задач в день могут быть даны за раз, а могут быть растянуты по дню

- у некоторых задач есть срочность, поэтому необходима мобильность и высокая скорость отклика