Помощник/ассистент руководителя (удаленная работа)

Вакансия: Помощник/ассистент руководителя

Описание вакансии

Обязанности:

В роли бизнес-ассистента руководителя вы станете правой рукой владельца группы компаний TOPLINE, обеспечивая эффективное управление личными задачами и проектами. Ваша ключевая роль будет заключаться в организации и координации рабочих процессов, а также поддержке важных проектов, таких как Наставничество .

Полная административная и информационная поддержка руководителя

• Организация и планирование рабочего времени;
• Ведение календаря, организация и координация встреч и совещаний увязка графиков, отслеживание важных дат и знаменательных событий (напоминание, поздравления, подарки) и помощь в подготовке к ним;
• Тravel-поддержка;
• Ведение письменных и устных коммуникаций с партнерами, клиентами и подрядчиками с учетом правил делового этикета и культуры общения;
• Поиск, анализ, структурирование информации, подготовка аналитических справок;
• Создание отчетов, презентаций;
• В ПО Битрикс24 формирование списка задач, которые требуют согласования руководителя, контроль их выполнения и соблюдения сроков;
• Работа с презентациями, переводами текстов с/на английский язык;
• Сбор информации по запросу руководителя, помощь в подготовке к встречам, подготовка информационных материалов к каждой встрече с клиентами;
• Работа с подотчетными денежными средствами;
• Выполнение разноплановых, в том числе нестандартных задач; Курирование проекта Наставничество
• Оформление образовательной лицензии
• Сбор и анализ информации для формирования плана работ по проекту;
• Разработка детального плана проекта и бюджета на основании собранных данных;
• Координация и контроль выполнения задач всеми участниками проекта в рамках утвержденного графика;
• Регулярное предоставление отчетов о статусе проекта руководителю;
• Финансовое управление проектом: ведение бюджетов, составление смет, работа с поставщиками, контроль платежей и расчетов;
• Подготовка руководителя к выступлениям и презентациям, в том числе разработка презентаций;
• Взаимодействие с подрядчиками:
  контроль дедлайнов;
  полный контроль всех этапов работы;
• Взаимодействие с подрядчиками, контроль актов выполненных работ, формирование списка доработок (при необходимости), обеспечение своевременных оплат работы подрядчиков.

Требования:

• Высшее образование;
• Опыт работы личным помощником/бизнес-ассистентом руководителя от 3 лет;
• Высокий уровень ответственности, организованность и умение работать в условиях многозадачности;
• Отличные коммуникативные навыки, грамотная устная и письменная речь;
• Владение английским языком на уровне Upper Intermediate и выше;
• Умение оперативно принимать решения в сложных ситуациях;
• Презентабельные внешние данные, способность поддерживать высокий уровень деловой этики;
• Уверенный пользователь Bitrix24, MS Office, Google инструментов, Zoom;
• Эффективное использование промтов для получения лучших результатов при работе с ИИ

Условия:

• Полностью удаленная работа
• Сотрудничество по договору оказания услуг как Самозанятый или ИП;