Личный помощник руководителя (удаленная работа)

Вакансия: Личный помощник руководителя

Описание вакансии

Привет! Мы частный колледж информационных и креативных технологий IThub Санкт-Петербург, и мы ищем в команду самого ответственного личного помощника для руководителя колледжа . Нам нужен молодой специалист , который будет организовывать встречи, эффективно планировать время руководителя и помогать справиться с личными задачами.

В колледже всегда происходит движ: пары, внеучебная деятельность, встречи и мастер-классы с партнёрами и специалистами из индустрии, экскурсии, хакатоны, конкурсы, вечеринки - иногда голова идет кругом. Задача личного помощника снять с руководителя организационные, административные и частично личные задачи, чтобы можно было сконцентрироваться на стратегических целях.

Почему у нас классно работать:

• Профессиональный рост работа напрямую с директором колледжа, развёрнутая обратная связь и поддержка.
• Прокачка практических навыков в управлении.
• Свобода творчества (в рамках концепции и ценностей) мы ценим индивидуальность и вовлечённость.
• Молодой коллектив. Средний возраст 27-30 лет.
• У нас нет строгой вертикальной иерархии, каждый может внести свой вклад в развитие колледжа.
• Вакансия удаленная Будем рады личной встречи, а также по желанию можно ходить на пары по всем направлениям (ИТ, дизайн, маркетинг), участвовать в открытых лекциях, мастер-классах, хакатонах и других внутренних событиях. Хаб площадка для саморазвития.

Какие будут задачи

Рабочие:

• Проверка почты и ответ по брифу, сортировка писем
• Ведение календаря, планирование встреч
• Напоминание о встречах, о важных задачах и сроках, напоминание про дни рождения и праздники партнеров
• Организация совещаний
• Протоколирование встреч (то есть вы присутствуете на встречах, время известно заранее, количество встреч в начале вашей работы 2-3 в неделю, дальше может быть больше. Допустимо просматривать встречи в записи, но будем рады видеть вас онлайн для выстраивания доверительных отношений)
• После встречи в тот же день - доведение информации до всех заинтересованных лиц (высылаем протокол, ставим задачи), контроль выполнения поставленных задач
• Подготовка презентаций (редко, но владение фигмой или PowerPoint или Canva - как преимущество)
• Поиск всевозможной информации по запросу руководителя
• Напоминать о задачах сотрудникам
• Вызов такси
• Организация встреч с потенциальными партнерами (учебные заведения, ит-компании)
• Контроль подписи документов
• Поиск товаров и услуг, поставщиков
• Составление дайджеста новостей по всем отделам
• Структурирование информации
• Поиск исполнителей
• Отслеживание чатов
• Запрос информации у коллег
• Сбор обратной связи по работе коллег
• Мониторинг мероприятий для нетворкинга

Личные:

• Записывать, подтверждать тренировки
• Раз в неделю договариваться об уборке и глажке белья в квартире
• Заказывать еду
• Заказывать раз в месяц воду
• Запись на маникюр, массаж, к косметологу, врачу и другим необходимым специалистам
• Покупка билетов (транспорт, театр и т.д.)
• Планирование и организация поездок
• Оплата услуг
• Напоминание про дни рождения

Постарались максимально перечислить задачи. Их много, они разносторонние и не сложные, но при этом мы понимаем, что это происходит не в одну единицу времени. Это в принципе перечисление того, с чем встретится помощник в своей работе.

Ранее данного специалиста не было, это новая должность. Будет этап "притирки" и выстраивания эффективного взаимодействия. Поэтому будет здорово, если у вас уже есть опыт работы личным помощником/бизнес-ассистентом.

Что мы ждём от кандидата:

• уметь организовывать свое время и время руководителя
• строгое соблюдение конфиденциальности
• самоорганизованность на высоком уровне - вам не нужен контроль и напоминания
• быть гибким и открытым
• проявление уместной инициативы и проактивность. Вы не ждете, когда вам "спустят сверху" задачу, а, если уже видите, что нужно сделать, то делаете не дожидаясь, когда вам об этом скажут. Это суперспособность настоящего помощника.

ваш подход к работе - как мне сделать свою работу таким образом, чтобы у руководителя был результат

С кем точно не сработаемся:

• с человеком, который не исполняет свои обязанности или пропадает

• руководитель живет на высоких скоростях, быстро говорит, мыслит и действует. Медлительный ассистент - не наш вариант

Формальные условия:

1. Удаленный формат работы, разница с московским временем не больше +- 2 часа
2. График 5/2, суббота-воскресенье отдыхаем (никто не просит выполнять рабочие задачи, но остаемся на поддерживающей связи в телеграм, которая предполагает реагирование на сообщения (если они будут) в стиле "увидел(а)", "понял(а)", "принято", "дам ответ тогда-то")
3. Рабочие часы определяете сами - то есть не важно, когда вы выполняете ту или иную задачу, при этом критически важно:

а) быть на оперативной связи в мессенджере с руководителем и сотрудниками, отвечать/реагировать быстро. Обычные часы работы команды с 10 до 19 мск, т.е. основной движ/общение/постановка задач будет происходить в это время. 19 часов - не является "рубильником", после которого вы вне зоны действия, мы остаемся на поддерживающей связи. По ночам никто не пишет и ничего не требует :)

б) делать вовремя

4. Если вы хотите совмещать эту работу с другой - это допускается, если не будут страдать рабочие процессы, у вас не более 1 дополнительного проекта (не считая нашего), работа в колледже - всегда в приоритете.

5. Трудоустройство в любом удобном для вас формате: по ТК РФ/самозанятость/договор ГПХ

6. Оплата 30.000-35.000 в месяц. После первого месяца мы встречаемся и подводим итоги работы. Если оговоренные объемы работы не соответствуют неполному рабочему дню и свободному графику, а занимает по факту действительно больше времени (что будет подкреплено тайм-шитом с вашей стороны), чем мы предполагали, то всегда готовы обсудить финансовое вознаграждение

7. Перспективы карьерного роста зависят от: а) того, что уже умеете, какими навыками и знаниями в каких сферах обладаете (маркетинг, дизайн, smm, организация мероприятия и т.д.); б) какие компетенции в себе хотите развить в дальнейшем и как видите свой профессиональный и карьерный рост. В зависимости от этого, готовы обсуждать возможные пути развития. Но в ближайший год мы хотим видеть хорошего исполнителя на текущие задачи. То есть эта вакансия скорее не подойдет для сотрудника, который хочет карьерного роста через 3-6 месяцев работы.

Этапы прохождения конкурса на вакансию:

• отклик с сопроводительным письмом

• выполнение тестового задания

• собеседование с ресечером или HR менеджером

• встреча с руководителем

• оплачиваемая тестовая неделя

Ждем ваших откликов! В сопроводительном письме укажите, какой у вас есть опыт работы бизнес-ассистентом или помощником.

Если остались вопросы, которые хотите заранее уточнить, напишите их так же в сопроводительном письме