Вакансия: Ассистент административного отдела (удалённо)
Описание вакансии
Mazala Global международная компания, предоставляющая бухгалтерские и консультационные услуги для бизнеса и частных клиентов в Испании и Эстонии.
Мы ищем высокоорганизованного, внимательного к деталям и проактивного ассистента , который станет не просто правой рукой руководства, но и кросс-функциональным звеном между отделами - особенно между административной частью и отделом заботы о клиентах.
Задачи и зоны ответственности:
1. Административное сопровождение и документооборот:
- Контроль договоров на бухгалтерское обслуживание с клиентами, включая архив и отслеживание актуальности условий;
- Ведение и учёт счётов поставщиков (по канцелярии, ПО, технике, услугам как в Эстонии, так и в Испании);
- Заказ и учёт канцелярии и орг. товаров для команды, включая удалённых сотрудников;
- Ведение и структурирование базы внутренних и внешних подрядчиков;
- Контроль сроков продления сервисов и договоров, напоминания ответственным;
- Коммуникация с провайдерами (юристы, нотариусы, банки, переводчики и др.).
2. Коммуникация и управление информацией:
- Своевременное донесение информации от руководства до команды и наоборот;
- Поддержка внутренних процессов организация встреч, планёрок, слежение за выполнением решений;
- Работа с запросами из отдела заботы (например, распределение задач, уточнение условий обслуживания, запросы по клиентам и др.);
- Подготовка отчётов, справок, презентаций, аналитических таблиц по запросу.
3. Организация и систематизация:
- Построение и поддержание базы знаний (в том числе для новых сотрудников и FAQ по процессам);
- Оцифровка рутинных процессов, внедрение шаблонов и автоматизация (при участии руководства и команды);
- Взаимодействие с бухгалтерским отделом по серым зонам: кому и куда относить задачи, не попадающие в строгую структуру.
Кого мы ищем:
Опыт и навыки:
- Опыт в роли бизнес-ассистента, офис-менеджера, project-координатора от 3 лет ;
- Понимание внутренних процессов компании и административного сопровождения;
- Уверенное владение офисными программами (Google, Microsoft), таск-менеджерами (Trello, Notion, ClickUp и др.);
- Умение работать с таблицами, договорами, подрядчиками;
- Способность разруливать "серые зоны" и брать на себя "ничейные" задачи с системным подходом.
Личностные качества:
- Структурность, ответственность и системное мышление;
- Коммуникабельность и эмпатия вы будете работать с несколькими отделами;
- Инициативность и способность видеть узкие места в процессе;
- Умение быстро переключаться и держать фокус в многозадачности.
Почему с нами:
- Международная команда с офисами в Испании и Эстонии реальные проекты, европейский подход;
- График 5/2 с 09:00 до 17:00 (по-испанскому времени);
- Роль с высоким уровнем доверия и самостоятельности;
- Возможность влиять на процессы и делать работу компании прозрачнее и проще;
- Работа с умной и вовлечённой командой, которая ценит профессионализм.
Если вы хотите решать задачи, которые действительно двигают бизнес вперёд, и чувствуете себя как дома в кросс-функциональной роли отправьте нам отклик и сопроводительное письмо. Ждём вас в Mazala Global !
