Специалист по документообороту (удаленная работа)

Вакансия: Специалист по документообороту

Описание вакансии

Мы технологичная компания, создающая цифровой продукт в сфере международной логистики . В процессе работы возникает множество задач, требующих точности, внимательности и системного подхода : таблицы, документы, обновление данных, запрос информации у коллег и партнёров.

Мы ищем исполнительного и скрупулёзного человека , который возьмёт на себя операционный блок рутинных задач и обеспечит прозрачность, порядок и скорость в потоке информации.

Что вы будете делать

Все задачи будут поступать напрямую от основателя компании или руководителя отдела.

1. Работа с документами и таблицами

• Заполнение шаблонов договоров, коммерческих предложений, заявок, счетов, актов, инвойсов.

• Подготовка Excel/Google-таблиц по заданной структуре: тарификация, маршруты, статусы грузов, логистика по направлениям.

• Ежедневное обновление данных в шаблонах: вносим корректировки, сохраняем версии, загружаем в нужные папки.

2. Запрос и сбор недостающей информации

• По шаблону: писем/сообщений связываетесь с ответственными (внутри команды или у партнёров), чтобы получить недостающие сведения: вес груза, реквизиты, даты отгрузки, данные по контейнеру и т.д.

• Уточнение информации по документам перепроверка данных, запросы оригиналов, сопоставление данных.

3. Контроль статусов и их обновление

• Ведение таблицы статусов по проектам и заказам: что получено, что в работе, что нужно добить.

• Контроль дедлайнов: напоминания, фиксирование узких мест , отчётность по актуальности данных.

4. Упорядочивание файлов и информации

• Создание папок в Google Диске по шаблону, корректное наименование файлов.

• Поддержание порядка и логики в структуре хранения документов.

Кого мы ищем

• Вы не просто исполнитель , а внимательный системщик , которому нравится, когда всё по полочкам и без единой опечатки.

• Любите работать с таблицами, знаете, как привести в порядок большой объём данных.

• Умеете работать по шаблону, не теряете фокус в рутинных задачах , всегда сохраняете спокойствие и точность.

• Быстро пишете вежливые и понятные запросы (в телеграме, почте или CRM) чтобы получить нужную информацию.

• Спокойно реагируете на поток задач умеете расставить приоритеты, дожимать , напоминать и фиксировать.

Что мы хотим

• Опыт работы с документами, таблицами, CRM или бухгалтерией/логистикой/операционным учётом от 1 года(будет преимуществом, но необязательно) .

• Уверенное владение Google Docs, Google Sheets (или Excel) фильтры, сводные таблицы, формулы на базовом уровне.

• Грамотная письменная речь (умение корректно переписываться и оформлять деловые документы).

• Внимательность к деталям: вы не пропустите опечатку в цифре или дату в контракте.

• Высокая самоорганизация: вы умеете самостоятельно закрывать задачи, не гаснете без постоянного контроля.

Что мы предлагаем

• Удалённая работа , график с возможностью работать в течение дня с частичной привязкой к Москве (важна быстрая обратная связь).

• Фикс + бонусы по результатам (объём задач, скорость и точность).

• Прямое взаимодействие с основателем компании: будете работать с первым лицом, видеть бизнес изнутри .

• Простая и понятная зона ответственности: вы знаете, что делать, по какому шаблону и с кем связаться без путаницы.

• Возможность карьерного роста: со временем подключение к управлению задачами других операторов, переход в операционного координатора, углубление в логику логистики и цифровых сервисов.

Как откликнуться

Просто пришлите своё резюме (или краткое сообщение о себе) и пару слов:

• Какие задачи в документах/таблицах вы уже выполняли?

• Чем вам интересен такой формат работы?

Мы ответим каждому кандидату, кто написал вдумчиво.
Если вы чувствуете, что ваше место на пересечении порядка, цифр и аккуратности , будем рады знакомству!