Персональный ассистент руководителя архитектурного бюро (удаленная работа)

Вакансия: Персональный ассистент руководителя архитектурного бюро

Описание вакансии

Мы кадровое агентство и школа по обучению ассистентов Smart & Talented. Также мы проводим карьерные консультации и разборы резюме для соискателей на позицию ассистента. Сейчас мы ищем персонального ассистента руководителю архитектурного бюро . Работа предполагается в студии на метро Охотный ряд/Тверская и частично удаленно. Бизнес-задачи 60%, личные поручения 40%. Обязанности:

1) Административная поддержка руководителя :

Ведение календаря: планирование встреч, переговоров, командировок; организация деловых поездок (билеты, визы, гостиницы, трансфер); контроль сроков и напоминание о ключевых задачах и дедлайнах; ведение личных и деловых поручений руководителя.

2) Документооборот и коммуникации:

Ведение и хранение документации; переписка и переговоры с партнерами, клиентами, подрядчиками; поддержание имиджа компании во внешних коммуникациях; фильтрация и распределение входящей информации (почта, звонки, мессенджеры).

3) Организация работы бюро:

Координация работы сотрудников: назначение и напоминание встреч; встреча гостей в студии; заказ необходимых материалов, оборудования, расходников для офиса и проектов.

4) Личностная и сервисная составляющая

Планирование и координация семейного расписания (дочери); коммуникация с помощницей по дому, гувернанткой, репетиторами, водителем, бабушкой и дедушкой; организация поездок, составление маршрутов, бронирование ресторанов, покупка билетов; координация услуг: салоны красоты, массажи, SPA, медицинские записи; контроль бюджета и оплата бытовых услуг (ЖКХ, интернет, з/п домашнего персонала); организация семейных мероприятий и подарков.

Требования:

• Релевантный опыт работы в должности ассистент а от 2-х лет;
• Иностранный язык будет дополнительным плюсом (для тревел-поддержки);
• Опыт работы с расписаниями, деловой перепиской, Excel/Google Sheets;
• Навыки контроля персонала (няни, домработницы, водители);
• Качества кандидата : конфиденциальность в работе с информацией, гибкость и готовность решать нестандартные задачи, вовлеченность и надежность, готовность быть всегда на связи.

Условия:

• Оформление: самозанятость, ИП;
• График работы : нормированный, 5/2 с 9:30 до 18:30 (частично удалённо)
• Формат работы: в студии на м. Охотный ряд/Тверская и удаленно;
• Заработная плата : 120 000 до 150 000 рублей на руки плюс премии.

ЭТАПЫ:

1) скрининг, онлайн -собеседование с экспертом Smart & Talented;

2) онлайн- собеседование с руководителем;

3) очная встреча.

Ждем Вашего отклика!