Бизнес-ассистент для CEO международной OSINT компании (удаленная работа)

Вакансия: Бизнес-ассистент для CEO международной OSINT компании

Описание вакансии

Международная технологическая OSINT компания ищет Бизнес-ассистента для своего CEO и сооснователя.

Компания работает с 500+ клиентами в 90 странах мира. Команда из 65 человек распределена по всему миру, внутренняя коммуникация на английском языке.

CEO визионер, системный руководитель, AI-native. Он умеет делегировать, даёт подробный контекст и ожидает от своего ассистента не просто исполнения, а ownership и проактивности . Ему нужен человек, который будет думать на несколько шагов вперёд, предлагать решения и брать на себя ответственность за результат.

Распределение задач: 70-80% бизнес, 20-30% личные.

Чем предстоит заниматься:

Бизнес-задачи (70-80%):

• Формирование календаря мероприятий вместе с PR и маркетинг-командой: 70-80 событий в год по всему миру (конференции, встречи с клиентами, инвесторские roadshow, C-Level workshops). Приоритизация, решение конфликтов в расписании.
• Организация командировок : подбор билетов (оптимальные по цене/времени), жильё, визовая поддержка (включая визу O-1 для США), логистика для поездок от Вашингтона до Сингапура.
• Инвесторская история : работа с NDA, data rooms, доступами, координация вопросов от инвесторов. Организация камерных инвесторских встреч в ресторанах (15-20 человек).
• Поддержка на мероприятиях : иногда сопровождение в командировках для помощи на месте (особенно на крупных конференциях типа CES в Лас-Вегасе).
• Follow-up встреч : после конференций и поездок сохранять контакты, напоминать о договорённостях, не давать потерять возможности.
• Координация работы с OKR на уровне лидер-тима (4-8 человек): снять нагрузку с CEO и HR-партнёра.
• Организация внутренних встреч/воркшопов для команды (переговорки, еда, логистика для приезжих коллег).

Личные задачи (20-30%):

• Планирование семейных поездок : согласование с school breaks детей (9 и 14 лет), поиск агентств/туров, бронирование заранее (в Европе всё нужно планировать за полгода).
• Школьные/детские вопросы : учитывать в календаре школьные мероприятия, иногда помогать организовать (найти и заказать костюм жирафа для школьной вечеринки ).
• Медицинские чекапы : организация для CEO (в том числе международных).
• Административные задачи : иногда что-то решить по дому - вызвать мастера, организовать уборку, забронировать ресторан для семьи.

Мы ищем тебя, если ты:

• Можешь работать на уровне White House : уверенно общаешься с инвесторами из Sequoia Capital, executive assistants вице-президентов крупнейших фондов. Не теряешься на встречах высокого уровня.
• Системный и проактивный : продумываешь corner cases, предлагаешь решения сам(а), не ждёшь указаний. Ownership вместо что мне делать? .
• AI-native и технологически подкованный : свободно владеешь современными инструментами, умеешь быстро разобраться в новом. Уверенный пользователь HubSpot, Slack, Zoom, Miro, ClickUp (Slack основной рабочий инструмент).
• Excellent English : Upper-Intermediate/Advanced (B2-C1). Свободно пишешь и говоришь, желательно без сильного акцента вся компания на английском, все инвесторы, клиенты, конференции.
• Опыт в IT/SaaS/cybersecurity большой плюс. Понимаешь контекст индустрии, знаешь, что такое B2B/B2G Enterprise.
• Гибкий и стрессоустойчивый : готов(а) к постоянным изменениям планов (конференции переносятся, накладываются), умеешь быстро перестраиваться.
• Ответственный и надёжный : умеешь слушать (не спорить), follow-up всех договорённостей, не теряешь контакты и обещания.
• Зрелый и сервисный : понимаешь, что supporting CEO - это про то, как снять с него нагрузку и сделать комфортно, чтобы он фокусировался на бизнесе.
• Комфортно с высокой доступностью : готов(а) быть на связи в выходные (не для срочных задач, но чтобы принять идею/задачу и зафиксировать).
• Находишься вне РФ и РБ , около часового пояса CET . И имеешь возможность свободно перемещаться по Европе.

Мы предлагаем:

• Вознаграждение : $4,000-6,000 gross (финальная цифра зависит от опыта и скиллов)
• Оформление : B2B контракт с компанией в США (возможен контракт через европейское юрлицо, если критично по визам)
• Валюта : USD (возможна оплата в EUR через deel, если нужно)
• Формат работы : полная удалёнка ( важно нахождение вне РФ и РБ )
• График : ориентировочно 9:00-21:00 CET (Central European Time). Самое продуктивное время CEO 18:00-20:00. Гибкий подход можно встроить спорт/личные дела в течение дня, но важна доступность в core hours.
• Командировки : готовность к 20-30 поездкам в год (в основном Европа, реже США, Азия, Ближний Восток). Длительность: обычно 3-4 дня, иногда до 1-2 недель. Обязательна визовая свобода передвижения по Европе .
• Отпуск : 28 календарных дней + планируется +10 дней (можно использовать как национальные праздники или по выбору). Важно согласовывать с графиком CEO и не попадать на ключевые события.
• Возможности роста : при успешном развитии роли возможность создания executive office.
• Регулярные встречи : weekly 1:1 с CEO (1 час голосом) для синхронизации и обратной связи.