Бизнес и личный ассистент CEO (удаленная работа)

Вакансия: Бизнес и личный ассистент CEO

Описание вакансии

New Level Business партнёр полного цикла для среднего и крупного бизнеса по созданию систем управления на основе данных и AI.
Мы работаем на стыке стратегического консалтинга, обучения, разработки и внедрения BI/AI-решений , создания data-инфраструктуры и корпоративной аналитики.
Наша цель сделать данные источником управленческих решений, роста и прибыли, а не просто отчётности.
Ищем бизнес- и личного ассистента CEO человека, который умеет организовывать процессы, доводить договоренности до результата и снимать с руководителя операционную и организационную нагрузку, освобождая время и фокус для стратегических задач.

Роли и результат:

Ассистент отвечает за то, чтобы:

• все договорённости CEO были зафиксированы и доведены до результата;

• встречи, поездки, мероприятия и выступления были организованы без сбоев и авралов;

• материалы и информация были подготовлены заранее, структурировано и качественно;

• личные и организационные вопросы решались автономно, без постоянного контроля со стороны CEO.

Баланс задач: 50% бизнес / 50% личные поручения.

Обязанности:

Бизнес-задачи

Информационная и организационная поддержка CEO в проектной деятельности компании: поиск, анализ и структурирование информации; деловая переписка; организация встреч с клиентами и партнерами; протоколирование встреч и контроль выполнения договоренностей.

Подготовка аналитических справок, презентаций и отчетных материалов для CEO.

Ведение и актуализация базы знаний и каталога контактов CEO.

Организация командировок и деловых поездок (билеты, отели, логистика, возвраты).

Организация и подготовка мероприятий и выступлений CEO как приглашенного спикера: оргвопросы и логистика; взаимодействие с организаторами и подрядчиками; контроль материалов и соблюдения договоренностей.

Координация работы курьеров и сервисных служб.

Личные задачи

Поиск, сбор и структурирование информации по личным запросам CEO.

Поиск и отбор подрядчиков и исполнителей (локации, услуги, проверка отзывов).

Реализация личных поручений: бронирование ресторанов, билеты в театр, запись к врачу и др.

Travel-поддержка личных поездок (маршруты, бронирование, изменения).

Требования:

Профессиональные

• Опыт работы бизнес-ассистентом / executive assistant у руководителя малого или среднего бизнеса от 2 лет , с высокой долей самостоятельности.
• Грамотная устная и письменная речь, уверенные навыки деловой переписки.
• Умение структурировать и качественно оформлять информацию: тексты, таблицы, презентации.
• Уверенный пользователь ПК и цифровых инструментов: Google Workspace (Docs, Sheets, Calendar); Excel (продвинутый уровень); Презентации (Google Slides / PowerPoint); таск-менеджеры (Notion / ClickUp / Trello или аналоги); ИИ-инструменты (ChatGPT, midjorney и др.) на уровне регулярного использования в работе
• Опыт работы с мероприятиями, выступлениями, личным брендом руководителя (логистика, подрядчики, материалы).
• Готовность предоставить примеры ранее подготовленных материалов (без конфиденциальной информации).

Личные качества

• Высокий уровень самоорганизации и ответственности.

• Проактивность и умение предлагать решения, а не только выполнять поручения.

• Дотошность, внимание к деталям, надежность.

• Развитые коммуникативные навыки и тактичность.

• Высокий уровень этики и конфиденциальности в работе с личной и бизнес-информацией.

Условия:

• Полная занятость

• Удаленный формат работы

• Рабочий день с 9:30 до 18:30

• Испытательный срок - 3 мес

• Уровень оплаты обсуждаются по итогам собеседования.

ВАЖНО:
Эта роль не подойдет , если:

• вам комфортнее работать только по четкому ТЗ без самостоятельных решений;
• вы не любите личные поручения и частые переключения контекста;
• вы не готовы брать ответственность за результат, а не только за процесс.

В перспективе возможен рост зоны ответственности и развитие роли (в сторону project / operations management) по желанию и результатам.