Личный ассистент арт-дилера (удаленная работа)

Вакансия: Личный ассистент арт-дилера

Описание вакансии

Главная задача роли:

Освободить от операционной рутины, держать под контролем семью + офис + поездки + события , быть точкой сборки между всеми людьми вокруг

1. Календарь и приоритеты (ключевая зона)

• Ведение единого мастер-календаря :

я

дети (16 лет / 1,5 года)

няня

водитель

ключевые офисные события

• Блокировка времени под: встречи с коллекционерами, поездки, выставки, открытия, личное восстановление
• Напоминания заранее , не в последний момент
• Подготовка дня: Завтра: где я, где дети, кто с кем и во сколько

2. Семья и дети

• Старший ребёнок (16 лет)

Координация:

школы / занятий / спорта

врачей, психолога (при необходимости)

Запись и сопровождение сложных разговоров: независимость, границы, режим

Контроль документов (справки, поездки)

Организация досуга, поездок, лагерей

Покупка одежды, техники, подарков

• Младший ребёнок (1,5 года)

Полная координация с няней: график, замены, задачи на день

Запись к врачам, прививки, чекапы

Заказ питания, подгузников, игрушек

Travel-поддержка (если летите)

• Мама

Записи к врачам, обследования

Помощь с бытом и передвижением

Напоминания и контроль графика

3. Няня, водитель, персонал

Графики работы и замен

Чёткие инструкции на день

Координация с водителем: маршруты, ожидания, изменения

Контроль оплат, переработок, отпусков

Быть буфером , чтобы ко мне не шли с мелочами

4. Дом и быт (центр Москвы)

Закупки: продукты, детское, бытовое

Организация клининга, химчистки

Контроль сервиса квартиры

Мелкие ремонты, мастера

Подготовка дома к приёмам гостей (редко)

5. Офис (не дублируя помощницу)

Важно: ассистент не делает работу офис-помощницы, а:

Координирует мне офис

Подготовка ко встречам: где, с кем, цель

Контроль тайминга

Напоминание о follow-up ах

Организация поездок по работе (ярмарки, выставки)

6. Арт-жизнь и статус

Календарь:

выставок

вернисажей

ярмарок

закрытых мероприятий

Регистрация, VIP-приглашения

Организация присутствия: образ, транспорт, тайминг

Подготовка подарков коллекционерам, партнёрам

7. Путешествия

Полная организация поездок: я, дети, няня (если летит)

Документы, визы, страховки

Детские опции

Решение форс-мажоров

Апгрейды, ожидания, трансферы

8. Покупки и стиль

Одежда для меня и детей

Заказ примерок

Работа с байерами

Возвраты

Подготовка гардероба под события и поездки

9. Подарки и события

Ведение календаря дат

Идеи подарков (арт, книги, предметы)

Упаковка, доставка

Организация ужинов, дней рождений, приёмов

10. Документы и формальности

Паспорта, визы, доверенности

Медицинские документы

Страховки

Счета, регулярные платежи

Контроль сроков

11. Коммуникация от моего имени

Переписка (WhatsApp, email)

Звонки и подтверждения

Фильтрация входящего

Напоминания другим людям

12. Проактивность (must-have)

Ассистент:

Видит картину целиком

Думает на 2 4 недели вперёд

Предупреждает, а не реагирует

Предлагает решения, а не вопросы

Требования:

• Опыт работы личным ассистентом от 3 лет

• Опыт ведения сложных календарей и нескольких контуров одновременно

• Высокий уровень самоорганизации и ответственности

• Умение работать с конфиденциальной информацией

• Проактивная позиция: умение предлагать решения

• Гибкость, стрессоустойчивость, тактичность

• Навыки приоритизации и тайм-менеджмента

• Готовность быть на связи в нестандартное время

• Английский язык будет преимуществом

• Опыт работы с HNWI / публичными персонами плюс

Условия:

• Полная занятость

• Удаленный формат работы

• Конкурентная заработная плата

• Прямое подчинение руководителю

• Высокий уровень доверия и автономности

• Долгосрочное сотрудничество