Помощник руководителя / Личный и бизнес ассистент (удаленная работа)

Вакансия: Помощник руководителя / Личный и бизнес ассистент

Описание вакансии

Ищем правую руку и ассистента для CEO диджитал-агентства Толстов груп и соучредителя сервиса SMS Aero с 15-летней зрелой историей.
Нам нужен человек, который превращает хаос в систему, а задачи в твердые результаты с минимумом касаний со стороны руководителя.

Эта роль для вас, если:

• Вы работали личным ассистентом от 2 лет.

• У вас есть опыт организации процессов/людей без прямого административного ресурса (операционный менеджер, проджект, координатор) от 3 лет .

• Вы любите порядок больше, чем творческую неопределенность, и не планируете временно занять себя перед прыжком в другую сферу, осознанно выбирая карьеру ассистента.

Что предстоит делать

Личный контур (60 40%):

• Инвестиции: Ведение учета активов (P&L личного капитала), поиск объектов недвижимости, бизнес проектов, подготовка данных для принятия инвестиционных решений.

• Лайфстайл менеджмент: От записи к врачу и организации поездок до контроля закупок и бытовых сервисов. Ваш идеал когда руководитель просто открывает календарь и видит готовую цепочку событий.

Рабочий контур (40 60%):

• Подготовка, согласование и контроль подписания документов.

• Описание бизнес-процессов, создание регламентов и поддержание базы знаний.

• Оформление презентаций, сбор справок по клиентам, подготовка КП.

• Точечное включение в узкие места (контроль качества в производстве, работа с лидами), где временно отсутствует ответственный.

Ожидаемые результаты

• Личные вопросы решаются без участия руководителя на 90%.

• Железная дисциплина: 0 пропавших задач, 95% дедлайнов соблюдены, сроки перенесены по правилам.

• Календарь-дзен: отсутствие накладок, наличие буферов на отдых и подготовку.

• Инвест-контур: актуальная база активов/сделок + подготовка материалов для решения.

• Ежеквартальный отчет по инвестициям сходится копейка в копейку .

• Протоколирование рабочих встреч.

• Напоминания и контроль выданных поручений сотрудникам.

Ваш профиль помимо опыта работы ассистентом

• Грамотный русский язык, навык дотошного поиска информации (OSINT на минималках) на RU/EN, внимательного исследования.

• Дисциплинированность: спорт, тайм-менеджмент, контроль своего дня и владение Notion/Trello/Jira/Bitrix24.

• Титаническая терпимость к рутине, problem-solving мышление (приходите с решением, а не с вопросом).

• Самостоятельность: умение принимать решения автономно, редко видеться с руководителем.

• Надежность и ответственность: умеете дожимать задачи до результата.

• Будет огромным плюсом, если вы активно используете AI для ускорения своей работы (15+ промтов в неделю) и хорошо считаете цифры и метрики (P&L, ДДС).

Условия

• Доход от 130 000 до 180 000 (фикс + KPI + квартальные бонусы).

• Удаленно или офис (Москва) на ваш выбор.

• Full-time, начало в 9:00. Скорость реакции до вечера в пределах 20 минут.

• При удаленке готовность к 2 5 выездам по Москве/области в месяц.

• Оформление: ИП / Самозанятость / ТК.

Как откликнуться?

Отклики без сопроводительного письма не рассматриваются. В письме укажите:

1. Реальный артефакт: Ссылка на чек-лист, план поездки, таблицу сравнений, карточку задачи в том виде, как вы это отдавали руководителю. Поясните контекст и результат.

2. История факапа: Опишите ваш самый неприятный организационный провал. Дословно приведите сообщение, которое вы отправили руководителю в тот момент, и опишите свои действия в следующие 24 часа.