Специалист по документообороту (удаленная работа)

Вакансия: Специалист по документообороту

Описание вакансии

О компании и зачем нам эта роль

Kas Capital проп-трейдинговая компания и платформа для трейдеров. Мы даем трейдерам капитал в управление и зарабатываем на комиссии с их результатов.

Мы быстро растем:

• стартовали в 2023 году

• за первый квартал 2024 2000+ трейдеров

• в сентябре 2025 более 5000 зарегистрированных счетов

• сейчас движемся к 6000, ежедневно торгуют 600 человек

Рост оборотов, автоматизации и данных требует жесткой системности в финансах и документах .
Нам нужен специалист по документообороту , который возьмёт на себя ежедневный контроль платежей и документооборота, исключив ошибки, просрочки и потерянные документы.

Задачи, которые предстоит выполнить

Платежи и банки

• Формирование, согласование с ГД и проведение платежей

• Ежедневная сверка остатков по счетам

• Взаимодействие с банками: письма, справки, валютный контроль (СВО, ВБК)

2. Документооборот

• Полный цикл работы с договорами: согласование с юристом/бухгалтером, подписание, обмен оригиналами

• Работа с первичкой: счета, акты, счета-фактуры, УПД

• Оцифровка документов и загрузка в CRM (критично!)

• Работа с ЭДО (часть контрагентов без ЭДО бумажный обмен)

• Ведение архива и реестров на Яндекс.Диске

3. Клиентский документооборот (трейдеры)

• Получение оригиналов от клиентов (СДЭК, Почта России раз в неделю)

• Проверка комплектности, обновление статусов в CRM

• Организация подписания у руководства (раз в месяц)

• Сканирование, загрузка в CRM, формирование архива

• Отправка оригиналов клиентам по запросу

4. Кадровое делопроизводство

• КДП для 14 сотрудников: приём, увольнение, отпуска, переводы

• Взаимодействие с юристом и бухгалтером по кадровым документам

• Ведение личных дел и кадрового архива

5. Прочее

• Работа с ЭЦП: ежедневная проверка налоговых запросов через ЭДО

• Отчётность в госорганы (СФР, ФНС) по запросу бухгалтера

• Контроль оплаты IT-сервисов (домены, серверы)

Наш идеальный кандидат

Профессиональные навыки и опыт:

Уровень кандидата: Уверенный специалист с опытом административной работы в офисе или финансовой структуре. Нужен административный скелет компании.

Обязательно:

• Опыт работы с первичным документооборотом от 2 лет

• Понимание документов: договор, акт, счёт-фактура, УПД, доп. соглашение

• Знание основ кадрового делопроизводства (ТК vs ГПХ, отпуска, личные дела)

• Опыт работы с банк-клиентами и валютным контролем

• Уверенное владение Excel (сводные таблицы, базовые формулы)

• Опыт работы с CRM-системами

• Высокая грамотность и внимательность к деталям

• Локация Москва (для работы с курьерами и почтой)

Желательно:

• Образование: бухгалтерский учёт, финансы, экономика

• Опыт работы в финансовом секторе (брокеры, УК, проп-трейдинг)

• Опыт работы с несколькими юрлицами одновременно

• Знание системы СБИС, Контур или аналогов

• Опыт взаимодействия с ФНС, СФР

Личностные характеристики:

• Гибкость и готовность к изменениям. Задачи могут меняться, появляться новые функции. Нужен человек, который скажет окей, разберусь , а не это не моя работа . Если вы из тех, кто торгуется за каждую функцию нам не по пути.

• Проактивность. Не ждёт указаний, а сам видит, что нужно сделать. Если договор заканчивается напоминает. Если документ не вернули добивается.

• Системность и педантичность. Всё по полочкам это про вас. Любите порядок в папках, доводите дела до конца, не теряете документы.

• Усидчивость. Готовность к рутинной работе с большим объёмом документов без потери концентрации и без нытья.

• Конфиденциальность и лояльность. Доступ к ЭЦП, банк-клиентам, оригиналам документов требует абсолютного доверия. Это позиция с высоким уровнем ответственности.

• Прямая коммуникация. Умение спокойно напомнить руководству о подписи, уточнить у контрагента сроки, сообщить о проблеме сразу, а не копить.

• Ориентация на долгосрочную работу. Ценит стабильность, готов расти вместе с компанией.

Условия работы

• График 5/2, 09:00 18:00 по МСК

• Полная удаленная работа .

• Заработная плата: от 100 000 до 120 000 , обсуждается с финальным кандидатом (уровень зависит от опыта, самостоятельности и глубины экспертизы).

• Подчинение финансовому директору

• Долгосрочная позиция с возможностью профессионального роста

Важно

Эта роль для человека, который хочет быть опорой бизнеса.
Если вам важно чувствовать свою значимость, вы любите порядок и умеете держать под контролем деньги и документы откликайтесь.

В сопроводительном письме ответьте, пожалуйста, на 3 вопроса:

Как вы проверяете первичную документацию?
На что обращаете внимание в счете, акте, УПД или договоре перед передачей в бухгалтерию?

Был ли у вас опыт ведения кадрового делопроизводства?
Какие процессы вы оформляли самостоятельно (прием, отпуск, увольнение, ГПХ)? Сколько сотрудников было в контуре?

Приходилось ли вам взаимодействовать с банками?
Делали ли вы валютный контроль (ВБК)? Какие документы обычно запрашивает банк?

Если вы дочитали до конца значит, вам действительно важно работать системно.
Ждем вас в Kas Capital.