Бизнес-ассистент / Администратор систем (удаленная работа)

Вакансия: Бизнес-ассистент / Администратор систем

Описание вакансии

Меня зовут Наталья , я совладелец и операционный директор компании NikiRent сети квартир с гостиничным уровнем сервиса в Балаково.
Сегодня мы управляем 57 квартирами, работаем с частными и корпоративными гостями нашего города.
Сейчас компания растёт, и мне нужен Бизнес-ассистент / Администратор систем , который будет держать под контролем оплаты, интернет/ТВ по квартирам, расчёты с собственниками, документы, помогать команде по разным техническим вопросам (таблицы, доступы, вопросы по программам) и первичную часть рекрутинга.

Вы будете работать напрямую со мной.
Я ищу не просто помощника , а человека, который любит порядок, умеет работать с таблицами и цифрами и спокойно решает вопросы до результата .

В обязанности входит

1) Работа по расчетам с собственниками

собирать показания счётчиков (через горничных) и заносить в таблицы.
готовить расчёты по коммуналке/аренде, оплата и контроль
Вести реестр договоров собственников и другие документы

2) Интернет и ТВ по каждой квартире (чтобы не было жалоб гостей)

Контролировать интернет/ТВ по каждому объекту.
Следить за оплатами и датами, чтобы услуги не отключались.
Если жалоба нет интернета/ТВ решать вопрос до устранения

3) Корпоративные сервисы и подписки

Вести реестр корпоративных сервисов.
Контролировать даты оплат.
Согласовывать и проводить оплаты.
Следить за лицензиями и доступами.

4) Техподдержка команды + доступы новичкам

Помогать сотрудникам, если не работает , нет доступа , сломалась таблица .
Готовить рабочее место новичка: логины/пароли/доступы/ссылки.
Объяснять базовые инструменты.
Если процесс поменялся обновлять инструкцию (коротко и понятно).

5) Документы и папки должностей

Поддерживать порядок в базе документов.
Следить, чтобы по каждой должности были нужные файлы: инструкции, чек-листы, регламенты.
Если чего-то нет запрашивать разработку у руководителя и доводить до размещения в базе.

6) Отчёт по денежным средствам выданным подотчет

Вести учёт движения денежных средств.
Подписывать расходы (чтобы было понятно куда ушло ).
Следить, чтобы на обязательные оплаты всегда был остаток/план.

7) Публикации ВК/ТГ

Публиковать пост/сториз каждый день по шаблонам и правилам компании.

8) Рекрутинг (первичка) и обучение (организация)

Размещать вакансии.
Обрабатывать отклики.
Отправлять анкеты.
Назначать собеседования с руководителем.
Организовывать обучение персонала: запрос план контроль прохождения тесты фиксация результатов. Самостоятельно обучать не надо будет, а именно организовать процесс обучение того или иного отдела/сотрудника

Тебе подойдёт эта роль, если ты:

Любить порядок в данных и цифрах: сроки, оплаты, статусы оплачено/не оплачено и другие
Уверенно работать с Google Sheets / Excel (таблицы, фильтры; формулы и сводные плюс).
Доводить вопросы до результата: поддержка, подрядчики, сотрудники не важно.
Спокойно реагировать на срочные ситуации (гость без интернета это не повод паниковать).
Быстро вникать в процессы и становиться самостоятельным(ой).

Всему остальному - научим!

НЕМНОГО О ВАС

Вам подойдёт эта работа, если:
вы работали ассистентом/администратором/секретарём/офис-менеджером/координатором и понимаете, что такое ответственность и сроки;
вам комфортно в режиме много задач, но всё в системе ;
вы умеете вежливо и уверенно общаться и получать результат, а не переписываться бесконечно ;
вы не боитесь бытовых техзадач: личные кабинеты, оплаты, доступы, не открывается документ .

Опыт в посуточной аренде не обязателен. Мы обучим.

Технические требования

ПК или ноутбук, гарнитура
Стабильный интернет.
Возможность быть на связи в рабочее время.

Условия работы

Удалённо.
5/2, полная занятость.
Рабочее время: МСК+1, 09:00 18:00.
В выходные редкие срочные ситуации (обычно коротко).

Оплата труда

3 тестовых дня: при положительном результате оплачиваем 3000 .
1-й месяц: 35 000 .
Со 2-го месяца: 30 000 оклад + 15 000 KPI (в сумме 45 000 при выполнении KPI).

Преимущества работы у нас

Понятные задачи и сроки (не угадай, что я имела в виду ).
Быстрое погружение: покажем процессы, дадим шаблоны и таблицы, ОБУЧИМ.
Можно реально навести порядок и видеть результат своей работы.
Работа напрямую с операционным директором.
Растущая компания: будет развитие и новые задачи (не скучно).

Предусмотрен карьерный рост

О нашей компании

NikiRent сеть квартир с гостиничным уровнем сервиса в Балаково.
Мы работаем по показателям, развиваем сервис и масштабируем бизнес.
Нам доверяют крупные организации города и десятки частных клиентов.
Наш принцип: Поступай с людьми так, как хочешь, чтобы поступали с тобой это база отношений в команде.

Как откликнуться

Напишите в чате: Хочу к вам в команду! готов заполнить анкету