Бизнес-ассистент / Личный помощник руководителя / Executive Assistant (удаленная работа)

Вакансия: Бизнес-ассистент / Личный помощник руководителя / Executive Assistant

Описание вакансии

AI-продукт / Health & Fitness app / Subscription SaaS / Marketplace

Удаленно Полная занятость

Обязанности

• Полное управление календарем и расписанием руководителя (Google Calendar / Notion Calendar / Reclaim.ai / Motion и др.)

• Обработка всей входящей коммуникации

• Подготовка к встречам и звонкам: сбор материалов, повестки, брифы, напоминания, follow-up

• Постановка, контроль исполнения и эскалация задач по всем направлениям бизнеса

• Ведение и актуализация управленческих дашбордов, баз знаний, таблиц

• Подготовка деловой переписки, коммерческих предложений, презентаций, договоров, отчётов

• Организация командировок, встреч, онлайн- и оффлайн-мероприятий

• Ежедневная коммуникация и координация со всеми отделами компании: маркетинг / дизайнеры, разработчики / программисты, бухгалтерия, продажи и др.

• Ведение внутренней отчетности организации: сбор данных по ключевым метрикам, подготовка еженедельных / ежемесячных отчетов для руководителя и собственников (финансы, продажи, проекты, KPI отделов), работа с таблицами и дашбордами

• Работа с AI-инструментами для ускорения процессов: использование ChatGPT / Claude / Grok / Midjourney / Perplexity / Notion AI / Gamma / Cursor и аналогичных для генерации текстов, идей, презентаций, анализа данных, автоматизации рутины, подготовки черновиков

• Быстрое решение операционных и срочных задач от руководителя

Требования

• Опыт работы бизнес-ассистентом / личным помощником / executive assistant от 1,5 3 лет (желательно с собственниками / CEO / топ-менеджерами в динамичном бизнесе)

• Английский от B2+ (Upper-Intermediate) переписка, звонки, документация

• Опыт активной работы с AI-инструментами (ChatGPT, Claude, Midjourney, Notion AI, Gamma.app, Cursor и др.) обязательно, умеете применять их для ускорения задач

• Отличный письменный и устный русский язык (грамотность C1+), деловой стиль общения

• Уверенное владение Notion / Airtable / Google Workspace + минимум одним таск-трекером (ClickUp, Asana, Monday, Trello)

• Навыки коммуникации и взаимодействия с разными отделами и специалистами (дизайнеры, программисты, бухгалтера, маркетологи и т.д.)

• Опыт ведения отчетности, сбора и анализа данных по бизнес-метрикам

• Проактивность: не просто исполнение, а предложение решений, оптимизация процессов

• Высокая скорость реакции, многозадачность, стрессоустойчивость, абсолютная конфиденциальность

Будет преимуществом

• Опыт в IT / SaaS / e-commerce / производстве / личном бренде предпринимателя

• Навыки работы с Power BI / Google Data Studio / Tableau (для отчётности)

• Опыт автоматизации процессов через AI

• Знание французского языка (от B2 и выше) переписка, звонки, документация, работа с франкоязычными партнёрами / подрядчиками

Условия

• Полная удаленка

• Современный стек инструментов + свобода выбора (если инструмент эффективнее внедряем)

• Прямой доступ к собственнику / CEO, участие в ключевых решениях

• Адекватный work-life balance

• Оформление: Самозанятость / ИП / договор ГПХ

• Выплаты: 2 раза в месяц

Как откликнуться

Пришлите 2 4 ключевых достижения за 1 2 года (особенно с AI, взаимодействием с отделами, отчётностью)

Рассматриваем только тех, кто уже работает с AI и закрывает задачи на высоком уровне.