Вакансия: Бизнес-ассистент руководителя (ивент-агентство) / Личный помощник
Описание вакансии
Привет! Я руководитель небольшого, но активного ивент-агентства. Мне нужен не просто секретарь, а организованный помощник, который будет моей правой рукой и который возьмет на себя рутину и операционные задачи. Мы проводим мероприятия разного масштаба, поэтому ритм работы часто динамичный.
Я ищу помощника, которому можно доверять. Если вы умеете структурировать хаос, держать в голове десятки задач и не боитесь цифр (даже простых), то нам по пути.
Чем предстоит заниматься:
1. Управление временем и коммуникациями:
- Ведение моего календаря (Google/Яндекс Календарь): планирование встреч, расстановка приоритетов, напоминания.
- Запись клиентов, партнеров и кандидатов на созвоны / встречи.
- Организация онлайн-встреч (ссылки в Zoom, Teams).
2. Финансы и отчетность (простая часть):
- Запись расходов по статьям (например: транспорт , реклама , подрядчики (фотографы) , хозяйственные нужды ). Работаем в Google Sheets или Excel нужно просто аккуратно вносить данные из чеков/эксель.
- Помощь в подготовке счетов (под моим контролем).
3. Работа с подрядчиками (на связи):
- Общение с подрядчиками (фотографы, видеографы, ведущие, типографии, кейтеринг) по стандартным вопросам: дошли ли документы? , какой дедлайн? , какой счет? .
- Помощь в поиске новых подрядчиков по ТЗ (найти 5 кондитерских под определенный бюджет).
4. Бизнес-задачи под ключ :
- Контроль дедлайнов по проектам (напомнить мне/команде, что завтра утверждать смету).
- Помощь в сборе информации для чек-листов и базы знаний.
- Иногда бронирование билетов, заказ воды в офис, мелкие поручения.
Мы ожидаем:
Опыт: от 6 месяцев в ассистентской роли (администратор, офис-менеджер, помощник). Новичков с горящими глазами тоже рассмотрим, но с пониманием, что учиться будете быстро.
Инструменты: уверенный пользователь ПК (Word, Excel/Google Sheets), быстрая печать, знание мессенджеров (Telegram, WhatsApp) и почты (Gmail).
Личные качества:
- Огромная ответственность (если пропустили встречу потеряли клиента).
- Умение вежливо и настойчиво общаться (с подрядчиками и со мной).
- Внимательность к деталям (особенно в цифрах расходов).
- Проактивность: Я сделал, а еще вот тут поправил...
Условия по графику: готовность к тому, что иногда нужно ответить в нерабочее время (например, вечером перед мероприятием), но это не система, а авралы. Мы за адекватный баланс.
Условия работы
- Заработная плата: от 15 000 до 60 000 рублей на руки после собеседования.
- Почему такой разброс: 15-25 тыс. это за 2-3 часа в день на удаленке (ведение календаря и простые расходы). 35-60 тыс. это за полный рабочий день + работа с подрядчиками + проактивное участие в бизнес-процессах + инициативность и резульативность.
- Обсудим ваш желаемый объем задач и оплату на собеседовании.
- График: выбираем вместе. Варианты:
Полностью в офисе (центр города, с 10 до 19).
Полностью удаленно (нужен свой ПК и хороший интернет).
Гибрид (3 дня в офисе / 2 дома).
Частичная занятость (с 10 до 14 или с 15 до 19).
- Испытательный срок: 1 месяц. За это время мы поймем, подходим ли друг другу. Оплата 100% от оговоренной ставки.
- Что еще: Работа в дружелюбной среде, без жесткой бюрократии. Я не дергаю по пустякам и ценю инициативу. Можно пить чай сколько хотите (в офисе бесплатно).
