Ассистент руководителя / Business Assistant / Executive Assistant (удаленная работа)

Вакансия: Ассистент руководителя / Business Assistant / Executive Assistant

Описание вакансии

Ищем ассистента руководителя, который умеет быстро наводить порядок в задачах, расписании и процессах. Нужен человек с сильной самоорганизацией, вниманием к деталям и умением реально разгружать руководителя, а не просто выполнять поручения.

Что будет в зоне ответственности

• полное ведение календаря руководителя
• контроль встреч, звонков, напоминаний и изменений в расписании
• организация созвонов, встреч и всех сопутствующих деталей
• ведение задач, контроль дедлайнов и приоритетов
• напоминания по критически важным вопросам
• мониторинг входящей почты и выделение важного
• организация поездок: билеты, отели, маршруты, чек-листы, спецзапросы
• решение личных, административных и бытовых задач
• поиск информации, подрядчиков, сервисов и оптимальных решений
• помощь с документами, переводами и таблицами
• сопровождение визовых вопросов
• фиксация итогов встреч, задач и договоренностей
• ежедневная синхронизация с руководителем по статусам и рискам

Мы ищем человека, который

• уже работал ассистентом руководителя / бизнес-ассистентом / personal assistant
• умеет работать быстро, спокойно и системно
• не теряется в большом количестве задач
• внимателен к деталям и срокам
• умеет коммуницировать четко и вежливо
• любит порядок, структуру и контроль
• умеет не только исполнять, но и предупреждать проблемы заранее

Важно для роли

• опыт в аналогичной позиции
• высокий уровень самоорганизации
• грамотный русский язык
• уверенное владение календарями, таблицами, таск-менеджерами и мессенджерами
• готовность быть на связи по срочным вопросам
• английский будет плюсом

Будет плюсом

• опыт организации поездок и виз
• навык подготовки summary и протоколов встреч
• опыт работы с ChatGPT и другими AI-инструментами

Инструменты в работе
Google Calendar, TickTick, Zoom, Telegram, ChatGPT, e-mail

Что мы ценим в этой роли
Проактивность, надежность, внимательность, умение держать в голове много процессов сразу и доводить задачи до результата.

Условия

• удаленный или гибридный формат
• работа напрямую с руководителем
• высокий уровень доверия
• много разноплановых задач и влияния на процессы
• уровень дохода обсуждается индивидуально

В сопроводительном письме напишите, пожалуйста:

• какой у вас опыт в роли ассистента
• с какими задачами вы работали чаще всего
• какими инструментами пользуетесь для планирования и контроля
• почему вам подходит такой формат работы