Личный / Бизнес - ассистент для предпринимателя (удаленная работа)

Вакансия: Личный / Бизнес - ассистент для предпринимателя

Описание вакансии

Ищем сильного личного (70 80 %) / бизнес (20 30 % времени) ассистента для состоявшегося предпринимателя.

О работодателе: успешный предприниматель средних лет, несколько направлений бизнеса, женат, есть дети.

Главная задача: стать внешним процессором и интерфейсом взаимодействия с реальностью для Нанимателя. Перевести его жизнь и бизнес из режима реактивного хаоса в режим проактивного управления, приняв на себя 100 % операционной когнитивной нагрузки и внешней коммуникации.

Почему это работа мечты?

- Успешный, умный, адекватный, развивающийся работодатель.

- Возможность погружаться в интересные интеллектуальные задачи личного и бизнес контура, учиться управлению и реально влиять на результат (самостоятельно принимать решения, а не просто выполнять поручения).

- Формат работы: график 5/2, больше смещённый во вторую половину дня, но готовность быть на связи всегда. Работа на два города: 1 2 рабочих дня в Москве, остальное время в Санкт Петербурге (Василеостровский район). Чаще всего ассистенту нужно сопровождать его в поездках. Работа 60 70 % личное присутствие (в машине, офисе, доме), остальное удалёнка. В Санкт Петербурге сначала предоставят отель для проживания на тестовый период, а в перспективе снимут отдельную квартиру (желательно жить рядом).

- Высокая стабильная своевременная оплата: 250 350 тр/мес на руки в зависимости от профессионального опыта в целом и умения пользоваться AI инструментами в частности.

Что нужно будет делать?

- Общая идея: руководитель больше творческий, чем системный человек. У него может быть 20 30 мыслей/важных идей/задач в день, а фокуса внимания хватает на 5, а остальные теряются в заметках. Это нужно систематизировать, контролировать и исправлять.

- Нужно не просто исполнять поручения, а проактивно находить сложности/проблемы и решать их, в т. ч. умея мягко, но настойчиво сопровождать руководителя к поставленным задачам, даже если он сам их саботирует/прокрастинирует (качественное время с семьёй/детьми, регулярный спорт, нужные встречи).

Обязанности (сгруппированные по болям, а не по функциям):

Блок 1. Компенсация неорганизованности (базовый слой):

- Сбор и обработка инфошума : принимать в хаотичном режиме (аудио, фото визиток, ссылки, обрывочные мысли) и превращать это в:

- задачи в трекере (Asana/Notion/Trello) с дедлайнами и контекстом;

- события в календаре;

- проекты с этапами.

- Подготовка Маршрутного листа дня : ежевечерняя (или раннеутренняя) подготовка цифрового документа на предстоящий день, включающего:

- карточки встреч (кто, история общения, дни рождения, цели);

- время выезда с учётом погоды и пробок;

- все бронирования и подтверждения;

- челлендж допуск (что критично не забыть: виза, передать документ, поздравить).

Блок 2. Бизнес поддержка (освобождение операционной памяти):

- Управление входящими (почта, мессенджеры): регламентная обработка по правилам: спам удалить, инфописьма саммари, задачи в трекер, срочное/конфликты мгновенная эскалация.

- Коммуникационный буфер: приём всех входящих неприоритетных звонков и запросов, ответ от имени помощника Ивана Ивановича .

- Подготовка предиктивной аналитики: не просто дать файл к встрече, а подготовить one pager выжимку из документов (3 5 ключевых цифр, риски, проект решения).

- Трекинг поручений: контроль внешних поручений (сотрудникам, подрядчикам).

- Самостоятельное выставление дедлайнов в CRM/таск трекере, мягкий контроль, эскалация Нанимателю при срыве без его напоминания.

- Исследования и снабжение: самостоятельный сбор сравнительных таблиц по любым запросам (аренда яхт, поставщики серверов, аналитика рынков) с готовыми выводами, а не потоком ссылок.

- Быть внешним контуром коммуникации по всем задачам. Особенно если, например, руководителю самому неудобно что то отменить, перенести, кому то отказать.

- Понимание основ процесса найма, контроля подрядчиков, проведения собеседований.

Блок 3. Семья и личный контур (предотвращение бытовых конфликтов):

- Семейный календарь: ведение единого календаря, куда включено всё от школьных собраний и вакцинаций до окон для свиданий с супругой.

- Домашний диспетчер: поиск и запись к врачам, заказ лекарств, вызов мастеров, взаимодействие с клинингом, няней, dog вокером. Контроль окончания всех услуг и регламентов (ТО машины, страховки, загранпаспорта).

- Travel менеджмент: полная организация поездок любой сложности (от командировки до семейного отпуска) с учётом виз, страховок, трансферов, броней столов и отеля для животных.

- Дети: организация досуга на каникулы, билеты в кино/театр, мониторинг успеваемости.

- Спорт: спортивная сумка всегда должна быть собрана (вещи постираны, всё нужное собрано, чтобы руководитель ничего не забывал и не тратил на это время). Организовать через домработницу, при необходимости сделать что то самой без лишних вопросов.

Кроме того, ассистент должен быть готов к выполнению любых задач буквально и в огонь, и в воду : если потребуется срочно отъехать домой, чтобы погладить рубашку перед встречей или решить какой либо другой непредвиденный вопрос, нужно оперативно справиться с задачей и вернуться к основным обязанностям.

Что для нас важно?

- Опыт работы личным/бизнес ассистентом у первых лиц компании от 3 лет.

Важные компетенции:

1) Антиципация (предугадывание): не ждать команд, а заранее знать, что понадобится.

2) Продвинутый пользователь AI: опыт использования нейросетей и инструментов автоматизации (Make, Zapier, Telegram боты).

3) Страсть к систематизации и структурированию: искреннее удовольствие от наведения порядка из хаоса.

4) Стрессоустойчивость к эмоциональным вспышкам: понимание, что взрыв эмоций это не личное, а временный выброс, который быстро проходит.

5) Управленческая смелость: способность тактично, но настойчиво сказать нет или давайте иначе , когда это нужно.

6) Чуткость к настроению и энергии: умение считывать состояние Нанимателя и адаптировать план без лишних вопросов.

Личные качества, психотип:

1) Ведущий радикал: эпилептоид (порядок, дисциплина, надёжность) 70 %.

2) Дополняющий радикал: гипертим (лёгкость, оптимизм, улыбка) 30 %.

3) Недопустимые черты: обидчивость, мстительность, злопамятность, морализаторство, потребность во внимании и похвале (истероидность исключена).

Если Вы готовы стать правой рукой сильного и опытного предпринимателя и выполнять действительно важные, интересные, интеллектуальные задачи и влиять на результат, ждём вашего скорейшего отклика!