Делопроизводитель (удаленная работа)

Вакансия: Делопроизводитель

Описание вакансии

1. Работа с входящей и исходящей корреспонденцией:

   • приём и первичная обработка поступающих документов;
   • регистрация входящих документов в специальном журнале или электронной системе (присвоение номера, индекса, фиксация даты поступления);
   • проверка корректности оформления документов (наличие подписей, дат, реквизитов).

2. Распределение документов:

   • передача документов соответствующим подразделениям или исполнителям в соответствии с резолюцией руководителя;
   • контроль за движением документов внутри организации.

3. Контроль исполнения:

   • отслеживание сроков исполнения поручений и предписаний;
   • напоминание исполнителям о приближающихся или просроченных сроках;
   • фиксация факта исполнения и отправка подтверждающего документа адресату.

4. Работа с архивом:

   • систематизация и классификация документов текущего делопроизводства;
   • формирование дел (группировка документов по тематическим, хронологическим или иным критериям);
   • подготовка дел к передаче в архив организации (составление описей, оформление актов);
   • обеспечение условий хранения документов, соблюдение сроков их хранения.

5. Подготовка справок и выписок:

   • поиск необходимой информации в хранящихся документах;
   • составление справок, выписок, копий документов по запросам сотрудников или внешних организаций.

6. Обеспечение сохранности и конфиденциальности:

   • организация безопасного хранения документов, в т. ч. содержащих персональные данные или конфиденциальную информацию;
   • участие в комиссии по уничтожению документов, утративших актуальность и не подлежащих обязательному хранению (оформление актов уничтожения).

7. Работа с внутренней документацией:

   • приём, регистрация и передача на подпись руководителю заявлений, служебных записок, докладных и иных внутренних документов;
   • оформление проектов приказов, распоряжений и других локальных актов по поручению руководства.

8. Поддержка электронного документооборота:

   • внесение данных в электронные системы учёта (например, 1С:Документооборот , СЭД и т. п.);
   • сканирование и оцифровка документов;
   • обеспечение синхронизации бумажных и электронных архивов.

9. Организационные задачи:

   • выполнение отдельных поручений руководителя;
   • консультирование сотрудников по вопросам оформления и подачи документов;
   • проведение инструктажей по правилам работы с документами и электронными архивами.

10. Подготовка к проверкам:

    • сбор и систематизация документов по запросам контролирующих органов или руководства;
    • составление описей и сопроводительных документов.