Операционный бизнес-ассистент основателя/Архитектор системы управления основателя (удаленная работа)

Вакансия: Операционный бизнес-ассистент основателя/Архитектор системы управления основателя

Описание вакансии

Цель роли

Найти сильного системного человека, который поможет основателю группы компаний выстроить и поддерживать порядок в проектах, задачах, встречах, поручениях и управленческой информации.

По сути, нам нужен операционный бизнес-ассистент основателя: человек, который будет держать в фокусе календарь, задачи, встречи, поручения, статусы, документы и коммуникацию между ответственными.

Это не классическая роль личного помощника, который просто выполняет разовые поручения. Нам нужен человек, который умеет самостоятельно наводить порядок, фиксировать договоренности, контролировать сроки, напоминать ответственным и помогать основателю видеть реальную картину по проектам.

Ключевые функции

Управление календарем руководителя и предотвращение накладок.
Организация и контроль исполнения поручений.
Ведение единой системы задач и статусов.
Подготовка совещаний, повесток, протоколов и итоговых писем.
Контроль сроков по проектам и регулярная синхронизация ответственных.
Формирование ежедневных и еженедельных отчетов для собственника.
Внедрение AI-инструментов: ChatGPT, Claude и других решений.
Создание и поддержание базы знаний компании.
Подготовка аналитических материалов, презентаций и управленческих сводок.
Участие в построении операционной системы компании.

Требования

Опыт работы бизнес-ассистентом, операционным ассистентом, executive assistant, project coordinator, project manager или в похожей роли.
Опыт работы с руководителями высокого уровня / собственниками бизнеса.
Владение Notion, ClickUp, Asana, Bitrix24 или аналогами.
Уверенное владение ChatGPT и Claude.
Высокий уровень системности, ответственности и самостоятельности.
Отличные навыки письменной коммуникации.
Умение работать в многозадачности без потери качества.
Готовность работать удаленно, но в графике Читы или Новосибирска.

Что предлагаем

Полностью удаленный формат работы.
Работу в часовом поясе Читы или Новосибирска.
Прямое взаимодействие с основателем группы компаний.
Реальную возможность выстроить систему управления, а не просто выполнять разовые поручения.
Самостоятельную роль с понятной зоной ответственности.
Работу с проектами, задачами, встречами, руководителями направлений и управленческой информацией.
Возможность применять AI-инструменты в ежедневной работе.
Участие в наведении порядка в процессах, задачах, отчетности и коммуникации.
Оформление и уровень дохода обсуждаются индивидуально.

KPI

Поручения исполняются в срок.
В календаре руководителя отсутствуют накладки.
Отчетность формируется своевременно и в понятном формате.
Снижается количество срочных и хаотичных вопросов.
Система управления задачами, проектами и информацией внедрена и используется командой.

Этапы отбора

В процессе отбора предусмотрено тестовое задание. Оно поможет нам оценить системность, самостоятельность, качество оформления, умение работать с информацией и использовать AI-инструменты в ежедневных задачах.

Кому подойдет эта роль

Эта вакансия подойдет человеку, который умеет держать порядок в задачах, встречах, документах и информации, не ждет постоянных напоминаний, самостоятельно фиксирует договоренности, контролирует сроки и помогает руководителю видеть реальную картину по проектам.

Нам нужен человек, который сможет стать надежной удаленной операционной опорой для основателя.

Если вы умеете наводить порядок в хаосе, держать задачи под контролем и хотите работать напрямую с основателем бизнеса, откликайтесь. Будем рады познакомиться.