Менеджер по документообороту Document Flow Manager (B2B) (удаленная работа)

Вакансия: Менеджер по документообороту Document Flow Manager (B2B)

Описание вакансии

О компании / роли

мерико студия дизайна. Создаём айдентику, упаковку, рекламные креативы и Key Visuals, дизайн-макеты сайтов. Осуществляем дизайн-поддержку крупного бизнеса. Работаем быстро, общаемся на ты , решаем вопросы напрямую.

Ищем менеджера по документообороту, который сможет держать под контролем весь цикл клиентских документов и оплат: от запуска договора до закрытия актов, контроля оплат и ведения ДДС.

Это не роль секретаря или оператора документов . Здесь важно уметь координировать бухгалтерию, юристов, project manager ов и клиентов, видеть процесс целиком и доводить документы до финального результата подписания и оплаты.

Что предстоит делать:

Вести полный цикл документооборота по клиентам: договоры, NDA, заявки-сметы, счета, УПД, акты, доп. соглашения;
Запрашивать и проверять реквизиты клиентов, координировать запуск документооборота;
Взаимодействовать с бухгалтерией и юристами при подготовке пакета документов;
Контролировать согласование документов внутри компании и со стороны клиента;
Организовывать обмен документами через ЭДО и почту;
Контролировать двухстороннее подписание документов;
Следить за сроками оплат и вести контроль дебиторской задолженности;
Актуализировать данные в ДДС и внутренних таблицах;
Вести прогноз поступлений и фиксировать статусы оплат;
Контролировать пролонгацию и расторжение договоров;
Выявлять расхождения в оплатах, документах и финансовых таблицах и инициировать их решение;
Взаимодействовать с project manager ами, руководителями команд и клиентами по всем вопросам документооборота.

Что важно:

Опыт работы с B2B-документооборотом от 1 2 лет;
Понимание договорной работы: договоры, УПД, акты, счета, доп. соглашения, приложения;
Опыт работы с ЭДО;
Уверенная работа с Google Таблицами и реестрами;
Внимательность к цифрам, срокам и статусам;
Умение держать под контролем несколько процессов одновременно;
Структурность в коммуникации и документах;
Навык доводить процессы до результата без постоянного контроля;
Спокойное отношение к большому количеству согласований, правок и параллельных задач;
Опыт взаимодействия с бухгалтерией и юристами будет плюсом;
Опыт работы в агентстве / студии / сервисном B2B большой плюс.
Будет преимуществом понимание проектной работы и агентских процессов;
Приветствуется опыт ведения ДДС или финансовых таблиц.

Условия:

Оформление по ТК РФ;
Испытательный срок 3 месяца;
Удалённый формат работы;
График 5/2 с 9:00 до 18:00 по МСК;
Работа в дизайн-студии с сильной командой и крупными B2B-клиентами;
Возможность выстроить процессы вместе с компанией, а не просто обрабатывать документы .

Как откликнуться:

Расскажите коротко:
с каким документооборотом работали;
какие процессы контролировали самостоятельно;
был ли опыт работы с ЭДО, УПД и контролем оплат.