Вакансия: Секретарь, помощник руководителя на удаленную работу
Обязанности личного помощника:
Планирование рабочего графика руководителя, организация внутренних и внешних встреч.
Просмотр и контроль оформления документов на подпись и пр.
Фиксация принятых по итогам встреч (переговоров) решений и контроль их исполнения
Полное ведение электронного и бумажного документооборота руководителя.
Подготовка проектов писем, приказов и ответов на запросы.
Поиск информации для руководителя, подготовка аналитических и справочных материалов.
Подготовка презентаций, отчетов, проектов внутренних документов.
Получение в гос.органах документов и информации по распоряжению руководителя.
При необходимости - участие во встречах и переговорах
Организация мероприятий
Находить, быстро анализировать и предоставлять информацию по запросу
Оперативно принимать задачи от руководителя, структурировать, расставлять приоритеты, экономить его время и внимание;
Вести корреспонденцию (документация, почта), деловая переписка;
Поиск и поддержание деловых контактов.
Контроль выполнения задач по срокам, качеству, промежуточным результатам.
Оперативный поиск информации, ее систематизация и анализ.
Работа с документами – оформление, редактирование, соединение нескольких документов в один и т.п.
Своевременное напоминание о важных событиях (встречи, конференции).
Travel поддержка (заказ авиа/жд билетов, бронирование гостиниц и трансферов, оформление виз при необходимости и пр).
Выполнение поручений руководителя: найти и структурировать нужную информацию, позвонить и тд
Ведение графика руководителя – задачи, звонки, встречи, поездки;
Составление рабочих документов (сметы, договора, коммерческие и др.)
Умение в сжатые сроки решить внештатную ситуацию, принять самостоятельное решение;
Организация жизни и быта руководителя (любые личные поручения. Например: забронировать/заказать/оплатить, позвонить/договориться о встрече и т.п)
Любые бизнес поручения (сделать анализ конкурентов, заполнить договор, выставить счет клиенту и т.п)
Условия:
работа дистанционная неполная занятость. Встречи с клиентам и партнёрами очень редкие. Может несколько раз в год
Требуется секретарь, помощник руководителя на удаленную работу
Секретарь-делопроизводитель, секретарь, делопроизводитель, специалист по документообороту, менеджер по оформлению документов, оформитель документов, специалист по делопроизводству, специалист по документации, помощник управляющего, помощник руководителя
