Вакансия: Помощник-ассистент руководителя
Описание вакансии
В связи с расширением направлений и выходом на Федеральный уровень группы Компаний Инсайт-проект ищем профессионального и ответственного помощника-ассистента для учредителя. Мы работаем на рынке с 2014 года от Магадана до Краснодара. Среди наших партнеров такие компании как ООО Роснефть , ООО Славнефть-Красноярск , ООО ЮграЭнергоСтрой , ООО Промэнергострой , АК Алроса и другие.
Инсайт-проект - это команда, объединившая профессионалов лесной отрасли и высокое качество оказываемых услуг в сфере лесовосстановления, рекультивации нарушенных земель, ликвидации (консервации) карьеров и лесохозяйственного проектирования.
Функции Ассистента
Администрирование и Учет:
- Сбор статистических данных о работе сотрудников компании (Сбор данных о проделанной работы с сотрудников компании для сбора еженедельного отчета для планерки руководителей).
- Контроль выполнения задач (с применением YouGile)
- Организация планерок/совещаний: сбор вопросов и информации для совещания, результаты решения вопросов с прошлого совещания. Запуск ВКС, уведомление участников.
- Ассистирование в проведении совещаний: контроль времени проведения совещания, контроль времени уделяемого каждому вопросу. Фиксирование решений по итогам обсуждения каждого вопроса. Формирование протокола по результатам совещания.
- Постановка задач или контроль постановки задач (в зависимости от ситуации) в YouGile по итогам каждого совещания.
Личные поручения руководителей:
- Анализ работы конкурентов (Заполнение конкретных данных и работа по инструкции руководителя).
- Поиск информации и интернете по заданию руководителя (С четкими инструкциями).
- Корректировка документов word и Excel.
- Постановка оперативных задач в YouGile
Написание внутренних и внешних документов:
- Написание регламента работы для сотрудников нашей компании (только описать, все данные дает руководитель отдела).
Дополнительные функции:
- Назначение и подтверждение времени встреч для руководителя.
- Отправка напоминаний о предстоящей встрече
- Контроль календаря руководителя.
- Взаимодействие и внесение в расписание личных (нерабочих) вещей: английский, ужины, тренировки и тд.
- Ведение программы YouGile по всем проектам руководителя.
- Поиск билетов в командировки.
- Бронирование гостиниц.
- Заказ еды для встреч. (Кейтеринг или просто доставка еды).
- Поиск подрядчиков по разным услугам.
- Контроль подрядчиков.
- Отправка райдера для выступлений.
- Согласование дат тренингов и выступлений.
- Взаимодействие со всеми организаторами где я выступаю.
- Организация всех тех деталей выступлений.
Дополнительная информация
Используемое ПО:
- Все проектные задачи ведутся в YouGile в соответствующих досках и карточках
- Расписание ведется в google календарь по совместному доступу. В каком запланированном блоке если есть задачи или есть карточка в YouGile - в заметках запланированного события указывается ссылка на карточку в YouGile. Также в событие подшиваются все комментарии и контакты по нему и если есть - документы (не юридические, такие как pdf авиабилетов)
Требования:
- опытный пользователь ПК и оргтехники;
- знание базовых программ ПК Word, Excel;
- грамотная устная и письменная речь;
- ответственность, неравнодушное отношение к работе, позитивный настрой;
- работа в режиме многозадачности на результат;
Условия:
- 5-ти дневная рабочая неделя с 9:00 до 18.00;
- Постоянно быть на связи;
- официальное трудоустройство, своевременная выплата заработной платы 2 раза в месяц, премии;
- испытательный срок 2 месяца;
- удаленная работа;
