Личный помощник (удаленная работа)
(вакансия в архиве)

Вакансия: Личный помощник

Описание вакансии

Требуется личный помощник для предпринимателя на удаленную работу с возможностью несколько раз в неделю ездить по поручениям в СПБ. Одним из направлений деятельности предпринимателя является сдача в аренду нежилых помещений. Требуется помощник, который сможет помочь как с личными вопросами, так и с вопросами сопровождения аренды помещений.

Обязанности:

• Помощь в сдаче в Аренду нежилых помещений (7-9 постоянных арендаторов):

• Размещение объявлений на Авито, общение со входящими звонками.
• Договора и документооборот: В основном оформление новых договоров аренды по шаблону и допсоглашений к ним. Ведение реестра договоров, отслеживание сроков продления, выставление счетов, актов. Заключение договоров РСО и УК. 12 однотипных счетов в месяц, 15 однотипных актов в месяц.
• Нужно будет делать платежи: в основном платежи ресурсоснабжающим организациям за воду, электричество и тд. - 25 платежек в месяц.
• Корреспонденция: почта России, курьерские службы, курьеры.
• Контактировать с аварийной/диспетчерской службой дома, если возникают аварии, оформлять претензии в адрес управляющих компаний, застройщиков, формировать пакет документов для юристов при необходимости.
• Организация показов пустующих помещений потенциальным арендаторам, поверки счетчиков, периодического контроля за состоянием помещения.
• Работа с сервисом Контур-Эльба по формированию отчетности ИП. Оформление патентов. Поиск информации по налогообложению ИП в информационных базах и в интернете.
• Запрос показаний счетчиков у арендаторов, подача показаний счетчиков и оплата коммунальных платежей.

• Личные вопросы:

• Мониторинг обновления страховок, доверенностей, прохождения ТО, шиномонтажей по личным автомобилям, своевременная запись. Координация этих вопросов с водителем.
• Поиск в интернете вариантов и организация разных личных покупок, подарков. Поиск и заказ билетов, гостиниц, вариантов экскурсионной программы, театров.
• Организация курьеров, доставок.
• Подготовка и отправка различных писем, договоров, документов.
• Подача показаний счетчиков и оплата коммунальных платежей по личным объектам недвижимости.
• Работа с сервисом Госуслуги, личный кабинет налогоплательщика.
• На первом этапе, а возможно и в последствии необходимо будет присылать ежедневный отчет о проделанной работе - совсем коротко и тезисно, что удалось сделать за день. Также необходимо будет вести приблизительный трекинг рабочего времени. Может показаться, что объем работы очень большой, но далее вы точно будете укладываться в 8 часов, а скорее всего еще и быстрее.

Идеальный кандидат:

• Любит все систематизировать и улучшать вам свойственно искать наиболее эффективные способы решения задачи. Вы любите автоматизировать процессы, любите планировать.
• Работает в Notion , ну или в других программах-планировщиках. Сможет туда перенести всю нашу работу.
• Имеет какой-то бухгалтерский опыт, современные сервисы позволяют сдавать все необходимые отчеты без знания бухгалтерского учета, тем не менее наличие представления о том, что это такое будет преимуществом.
• Дружит с Excel, специальных знаний не требуется, но опыт работы будет преимуществом, так как время от времени я буду просить что-то подсчитать.
• Знание английского , у меня есть недвижимость за рубежом, нужно переписываться и контактировать по поводу нее, конечно, можно обойтись и google-переводчиком, но базовый уровень все же необходим.

Условия:

• Формат работы на 90% удаленный , но в среднем 1-2 раз в неделю может понадобиться съездить по поручениям, расходы на дорогу компенсируются.
• Необходимо быть на связи 8:30-21.00
• Скорее всего вы будете укладываться быстрее, но условия вакансии предполагают, что работа может занимать до 40 часов в неделю.
• Вся основная работа происходит в будние дни, но что-то иногда может выпасть и на выходной. Вполне возможны созвоны на выходных по каким-то текущим вопросам.
• Наличие еще какой-то параллельной работы не приветствуется. У вас будет достаточно много разноплановых задач, нужно много что держать в голове и быстро переключаться. Наличие других рабочих дел обычно этому не способствует.
• С вас компьютер с которого вы будете работать, доступ в интернет, телефон со звонками в СПб.
• Испытательный срок - 2 месяца с оплатой 70 000 руб. в мес.
• Оплата после - 85 000 руб., 1 раз в месяц в последний день оплачиваемого месяца.
• Рассматриваем только отклики с сопроводительным письмом, напишите 7-10 предложений, был ли у вас релевантный опыт, что в вакансии вам откликается, почему вы подходите + ссылка на соцсети если есть. Подбор осуществляется за 2 собеседование, первое онлайн, второе очно в офисе.
• ГАРАНТИРОВАНО:
• Уважительное отношение к вам и вашему личному времени.
• Минимум авралов и срочных задач - вы сможете заранее планировать свое время.
• Оплата всегда вовремя.