Ассистент в event и mice агенство (удаленная работа)

Вакансия: Ассистент в event и mice агенство

Описание вакансии

Adventure Lab камерное event и mice агентство. Мы специализируемся на организации корпоративных выездных мероприятий по миру и России. Делаем все, что нужно клиенту: логистику, размещение в отеле, программу, бизнес-активности, гала-ужин, мерч.

У нас небольшая молодая команда. Мы поддерживаем доверительные и уважительные отношения, всегда готовы помочь друг другу, открыты к обратной связи, ценим каждого члена команды и заинтересованы в его развитии.

Задачи ассистента:

• контроль общей рабочей почты;
• различные административные задачи (забронировать коворкинг, координация корпоративного английского, организация подарков, работа с курьерскими службами, покупка билетов на проекты, бронирование отелей);
• работа с документами: подготовка договоров, счетов и актов, систематизация и хранение документов;
• контроль работы аутсорс-бухгалтеров;
• помощь event-менеджерам с различными задачами (например, с проверкой объемных данных в таблицах, с поиском и систематизацией информации);
• организация внутренних корпоративных мероприятий и мерча для команды;
• фиксация всех расходов организации, подготовка ежемесячной финансовой отчетности по доходам и расходам;
• задачи по сайту (добавление страниц, вычитка, работа с копирайтером) и другие маркетинговые задачи;
• ведение портфолио агентства, системизация всех фото и видеоматериалов;
• выполнение личных и рабочих задач от руководителя агентства (личные задачи от записи к врачу до организации отпуска руководителя);
• другие задачи, которые могут появляться в ходе работы.

Мы ищем талант с горящими глазами, который мечтает ворваться в мир ивента. Наш идеальный кандидат на должность ассистента:

• обладает грамотной письменной и устной речью;
• супер внимателен к деталям;
• умеет планировать и расставлять приоритеты;
• обладает сильными коммуникативными навыками, доброжелателен;
• умеет принимать обратную связь и работать над ошибками;
• проактивен и инициативен;
• ладит с ПК, гуглом, таблицами и документами;
• владеет английским на уровне С1;
• рассматриваем в том числе специалистов без релевантного опыта работы, но готовых усердно работать и учиться.

Условия:

• удаленная работа пн-пт с 10.00 до 19.00 с периодическими офлайн-встречами в Москве (в редких случаях ненормированный рабочий график, когда команда на выездном мероприятии);
• программа онбординга и обучения;
• корпоративный английский 2 раза в неделю в мини-группах;
• оклад 50 000 рублей на позиции бизнес-ассистента + возможны премии по итогам качественной работы;
• возможность быстрого роста в сфере event и менеджмента;

Важно:

Пожалуйста, добавьте подробное сопроводительное письмо к отклику. В первую очередь мы обращаем внимание именно на сопроводительное письмо и отдаем откликам с ним наибольшее предпочтение.

Тестовое задание:

Составьте запрос в отель на основе сообщения, полученного от клиента, на английском языке. Учтите, что до этого вы запрашивали только доступность номеров, другой информации от отеля у вас нет.

коллеги добрый день у нас прояснились вводные по нашей поездке. поедет 25 человек, включая нашего директора и его новую даму. нам обязательно надо предусмотреть белое сухое вино на ужин для нее. также она не будет участвовать в конференции и никаких деловых меропряитиях, можно поискать конные прогулки или что-то такое недалеко от отеля, только чтобы было не больше 2 часов дороги в одну сторону и предусмотрите такси. жить будут по 2 человека в номере раздельно все, кроме генерального с дамой, Иванов наш коммерчсекий живет один, но номер с нормальной кроватью нужен, большой) еще нужны будут сапы, 3 мы везем с собой, надо взять еще будет в аренду у отеля сколько их есть, но это уже после конференции аквтиность. конференц зал нам нужен на 4 часа, обязательно с кофе брейком завтраки нужны в отдельной зоне на всех, обедаем в отеле, для ужина давайте посмотрим что то другое рядом. еще нужна баня после сапов на всех, и давайте что то из еды и пиво туда закажем.

еще: коммерческом у в номер подготовьте бутылку виски, а у дамы генерального будет день рождения, нужен будет букет. еще ждем расчеты по гала ужину и кролечьей ферме в горах.

Мы ждем от вас:

1. Резюме с описанием ваших навыков и опыта;
2. Сопроводительное письмо в виде сообщения;
3. Выполненное тестовое задание в формате pdf.