Ассистент руководителя (удаленная работа)

Вакансия: Ассистент руководителя

Описание вакансии

Привет,
Меня зовут Ольга Маковей. Я руковожу контент-маркетинговым агентством Glider и агентством бутикового SEO kite. В профессии с 2017 года, в рамках наших агентств выросла из контент-менеджера в руководителя за 5 лет.

Кого ищем

Ищу опытного бизнес-ассистента, который хочет расти профессионально, которого не пугают амбициозные и сложные задачи, профессиональные вызовы. Ответственного, адекватного, системного с отличными коммуникативными и организаторскими навыками.

Кто мы

Работаем в сегменте крупнейших по трафику маркетплейсов, агрегаторов, медиа совместно с топовыми инхаус-командами наших клиентов. Вторые в России в категории SEO-агентства, работающих с высокопосещаемыми сайтами 2023 . Также ведем проекты в Казахстане, Узбекистане, Бразилии, ОАЭ, Мексике и других странах. Делаем бизнес-медиа полностью под ключ в 5 странах. Среди наших кейсов Тинькофф, Ozon, Skypro, Дом.ру, Mybook, Calltouch.

В единой команде наших агентских брендов более 30 специалистов middle, senior уровня. RU и Global единая команда, информационное поле, полная открытость людей и обмен знаниями.

Область ответственности и задачи

Основная цель разгрузить руководителя, освободить время для его непосредственных задач, наладить контроль во всех ключевых сферах, оперативно решать вопросы.

1. Документооборот, его структуризация по отдельным направлением (не по всему агентству). Контроль договоров, счетов, актов.

2. Контроль платежей. Ничего не терять, всё фиксировать, отслеживать сроки. Также по отдельным направлениям (курс, рекламные публикации по курсу, самозанятость, сервисы для работы команды).

3. Контроль календаря отпусков, отгулов больничных команды.

4. Коммуникация с командой, клиентами, подрядчиками в чатах, почте, на созвонах. Поздравления с днями рождениями и праздниками.

5. Публикация вакансий и первичный разбор откликов. Коммуникация с кандидатами по организационным вопросам и информационное сопровождение вывода новых сотрудников.

6. Управление рабочим графиком руководителя. Координация созвонов, встреч, мероприятий.

7. Контроль сроков и исполнения задач от руководителя команде. Контроль календаря, дат и общей загрузки.

8. Структурирование информации. Своевременное ведение конспектов, фоллоу-апов, отчетов, инструкций и регламентов, передача руководителю.

9. Подготовка и оформление презентаций по информации от руководителя

10. Поиск и/или взаимодействие с подрядчиками/фрилансерами и т.д. для различных задач.

11. Социальные сети и нетворкинг.
    Запуск, настройка и ведение социальных сетей руководителя. Ведение базы контактов, помощь в коммуникациях, организация встреч.

Требования

• Опыт ведения документооборота, опыт решения нестандартных вопросов из бух-юр сферы.

• Опыт бизнес-ассистента, помощника руководителя.

• Коммуникабельность и развитые переговорные навыки.

• Развитые организаторские способности. Планирование и тайм-менеджмент.

• Ответственность, исполнительность, проактивность.

• Высокая грамотность и инфостиль.

• Свободный устный и письменный английский.

• Опыт работы с инструментами: Trello, Notion, Google Docs, Excel, Miro, Tilda

Что предлагаем

• Заработная плата на руки 40 000 рублей. Повышение в зависимости от роста ответственности и сложности задач. Оплата отпусков и больничных.

• Формат работы удаленная, полная занятость.

• Стандартная пятидневка. График с 11:00 до 20:00. Работа в выходные или праздничные дни заранее согласованные исключения. Любые такие дни компенсируются за счет рабочих дней (можно взять отгул за выходной).