Резюме: Бизнес-ассистент

АССРО БашстройТЭК | Ассоциация строительных организаций Республики Башкортостан
2 года и 1 месяц
Бизнес-ассистент генерального директора
Июнь 2024 — сейчас (2 года и 1 месяц)

Обязанности:
- Комплексная административная поддержка генерального директора: управление коммуникациями, контроль исполнения поручений и соблюдения сроков
- Организация полного цикла документооборота от 600 предприятий-членов ассоциации: прием, регистрация, систематизация входящей и исходящей корреспонденции
- Координация взаимодействия с государственными органами: подготовка документов, включая наградные материалы, и сопровождение согласований
- Управление финансовым учетом: формирование и отправка счетов на оплату взносов, ведение учета платежей
- Работа с системами электронного документооборота, внедрение и поддержка ЭДО
- Создание и поддержка электронного архива документов, обеспечение быстрого доступа к информации
- Подготовка выписок из реестра Ностроя по запросам организаций-членов ассоциации

Достижения:
- Организовала переход на электронный документооборот и выстроила систему, сократив время обработки входящей корреспонденции на 30-40%
- Оптимизировала процесс подготовки наградных материалов для государственных органов, что значительно ускорило согласование
- Доработала и расширила электронный архив документов, систематизировав более 500 документов для быстрого поиска
- Наладила учет взносов членов ассоциации, сократив время формирования отчетности
время формирования отчетности
Развернуть
Центр немецкого языка Hallo-Deutsch | Образовательный центр, партнер Гете-Института
6 лет и 1 месяц
Бизнес-ассистент / Офис-менеджер
Октябрь 2017 — Октябрь 2023 (6 лет и 1 месяц)

Обязанности:
- Административная поддержка руководителя и методиста: подготовка документов, организация встреч, контроль исполнения задач
- Подготовка и оформление договоров на образовательные услуги, ведение учета документов
- Координация административно-хозяйственной деятельности офиса, взаимодействие с поставщиками и подрядчиками
- Консультирование клиентов по программам обучения, прием и учет оплаты

Достижения:
- Обеспечила бесперебойную работу выполнения поручений руководителя
- Внедрила систему учета договоров и оплат, сократив время обработки документов и значительно снизив количество ошибок
- Обеспечила рост объема договоров в 3 раза за счет выстраивания системы работы с клиентами и повышения качества обслуживания
- Наладила взаимодействие с поставщиками и подрядчиками