Резюме: Администратор

Мой опыт включает event-менеджмент, организацию и сопровождение мероприятий, офисное и административное управление, travel-менеджмент, документооборот, работу с подрядчиками, клиентами и партнёрами, а также оптимизацию внутренних процессов компании.

Организация мероприятий:

• Полная организация мероприятий - от подготовки и составления плана до проведения, контроля и завершения мероприятия.
• Поиск и подбор площадок, подрядчиков и спикеров.
• Ведение переговоров и взаимодействие с заказчиками, партнёрами и подрядчиками.
• Подготовка технических заданий (ТЗ), смет, бюджетов, таймингов и планов мероприятий.
• Распределение обязанностей между участниками команды.
• Проведение совещаний и координация команды.
• Контроль соблюдения ТЗ, тайминга и договорённостей.
• Организация монтажа и демонтажа стендов и оборудования.
• Контроль работы технического оборудования.
• Доставка, получение, расстановка и распределение материалов на площадке.
• Контроль работы нескольких залов и площадок одновременно.
• Координация сотрудников и волонтёров.
• Модерирование мероприятий.
• Организация и сопровождение спикеров непосредственно на мероприятиях.
• Сбор обратной связи от участников и посетителей.
• Решение возникающих в процессе мероприятия организационных вопросов.
• Организация корпоративных мероприятий и встреч.
• Организация конференций, выставочных и деловых мероприятий.
• Продвижение мероприятий и работа с маркетинговыми интеграциями.

Работа со стендами и выставками:

• Организация выставочной зоны от начала до конца.
• Поиск и взаимодействие с подрядчиками.
• Контроль производства, доставки, монтажа и демонтажа.
• Контроль соответствия результата ТЗ.
• Презентация готового стенда заказчику.
• Проведение совещаний по бюджету и ТЗ.
• Координация работы стенда во время мероприятия.

Логистика и командировки:

• Организация командировок сотрудников и спикеров.
• Покупка авиа и жд билетов.
• Бронирование гостиниц.
• Организация трансферов.
• Сопровождение спикеров.
• Организация доставки материалов и необходимых предметов по ТЗ.
• Работа с курьерами.
• Отправка и получение корреспонденции.

Офис-менеджмент и администрирование:

• Полное административное обеспечение офиса.
• Обеспечение офиса канцелярией, расходными материалами и всем необходимым для работы.
• Заказ товаров и взаимодействие с поставщиками.
• Поиск более эффективных условий сотрудничества с поставщиками.
• Организация работы с персональным менеджером и заключение договоров.
• Работа с посетителями и клиентами.
• Оформление пропусков.
• Организация корпоративных мероприятий внутри офиса.
• Ведение внутренней документации.
• Работа с бумажным и электронным документооборотом.
• Организация курьерской работы.
• Отправка и получение корреспонденции

Работа с документами:

• Подготовка и ведение документации.
• Заключение договоров.
• Ведение электронного документооборота.
• Работа со сметами и бюджетами мероприятий.
• Контроль расходов в рамках проектов.
• Ведение таблиц и отчётности.
• Отслеживание тендерных предложений и систематизация информации по ним.
• Работа в 1С и М4.
• Работа с MS Office: Word, Excel, PowerPoint.
• Работа с Adobe Photoshop и Adobe Illustrator.

Работа с клиентами:

• Деловая переписка и деловое общение.
• Коммуникация с заказчиками, партнёрами, подрядчиками и посетителями.
• Выяснение потребностей клиента.
• Согласование ТЗ, бюджета и условий работы.
• Сопровождение клиента на всех этапах проекта.
•!Решение конфликтных и нестандартных ситуаций.
•’Поддержание долгосрочных рабочих отношений с подрядчиками и партнёрами.

Дополнительный опыт:

• Работа оператором call-центра: холодные и горячие звонки по Москве и Московской области, презентация программ 1С и Консультант+, обработка заявок, передача клиентов менеджерам, отчётность и оптимизация процессов.
• Работа бариста: обслуживание клиентов, коммуникация, решение конфликтных ситуаций, приготовление кофе и других напитков.