Резюме: Помощник руководителя

секретарь/помощник руководителя
70 000 руб.
Административный персонал
Секретарь
Занятость: частичная занятость, полная занятость

График работы: полный день

Опыт работы 10 лет 7 месяцев
Июль 2015 — июнь 2018
3 года
ООО "Майбес РУС"
Москва, www.meibes.ru/


Секретарь/помощник руководителя
Должностные обязанности:

- Осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.
- Прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции, передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
- Работа в программе СЭД.
- Прием документов и личных заявлений на подпись руководителя.
- Курьерская отправка документов по Москве, в регионы, за границу.
- Ответы на телефонные звонки, фиксация и передача служебной информации руководителю, организация проведения телефонных переговоров руководителя.
- По поручению руководителя составление писем, запросов, других документов.
- Ведение электронной базы договоров компании с поставщиками товаров и услуг, а также учёт и хранение оригиналов договоров в картотеке.
- Выполнение работы по подготовке заседаний, Skype-конференций и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация).
- Осуществление контроля за исполнением работниками компании изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
- Работа с системой контроля СКУД Сфинкс.
- Обеспечение рабочего места коллег необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих эффективной работе коллег в офисе, в филиалах и на производстве.
- Организация приема посетителей, клиентов, поддержание порядка в офисе.
- Содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
- Организация командировок всех работников компании: заказ авиа- и железнодорожных билетов, трансфер, бронирование гостиниц, бронирование конференц-залов.
- Выполнение отдельных служебных поручений руководителя.
- Закупка канцтоваров, воды, продуктов, хоз. товаров.
- Обеспечение работников офиса, филиалов, производства сотовой связью, осуществление взаимодействия с операторами сотовой связи по возникающим вопросам.
- Обеспечение безопасных и комфортных условий работы в офисе и на производстве.
- Постановка задач по ИТ-инфраструктуре и программной среде «1С» специалистам компании-аутсорсера, отслеживание их выполнения.
- Взаимодействие с арендодателем по вопросам, возникающим в ходе эксплуатации арендуемых офисных помещений, со службами уборки, охраны, поставщиками воды и заказ офисной мебели по мере необходимости.
- Принятие исчерпывающих мер, направленные на подготовку обоснованных решений по вопросам организации работы офиса.
Сентябрь 2014 — май 2015
9 месяцев
Free-lancer
Республика Крым

Контент-менеджер, переводчик.
Полученный опыт:

- Последовательный и письменный перевод экономической литературы, материалов переписки с зарубежными организациями, а также семинаров, художественных произведений, статей, каталогов, веб-сайтов, IT.
- Общение с иностранными клиентами (компаниями-работодателями) на английском, французском языках (встречи, телефонные звонки, деловая переписка по электронной почте).
- Разработка контента.
- Координирование международных проектов.
- Опыт работы с биллинговой системой
- Соблюдение конфиденциальности переписки и каких-либо данных.
Июль 2008 — август 2014
6 лет 2 месяца
СРД ОАО “Гарантия”
Республика Крым

Специалист по страхованию (первые три года), далее - Помощник руководителя.
Должностные обязанности:

Прием-­распределение входящих/исходящих звонков

Организация встреч клиентов, посетителей

Обеспечение жизнедеятельности офиса

Обеспечение документооборота (регистрация входящей и исходящей

корреспонденции, составление писем и приказов, ведение переписки,

архивирование документов, ксерокопирование и сканирование документов)

Осуществление операций по заключению договоров всех видов страхования

(ОСАГО, КАСКО, недвижимость, страхование жизни и прочее.

Обслуживание физических и юридических лиц.

Проведение аргументированных бесед с постоянными клиентами с целью

продления договоров страхования.

Установление критерий и степень риска при заключении договоров на страховые

услуги

Оценка стоимости объекта страхования.

Осуществление приема страховых взносов.

Оказание помощи клиентам в получении исчерпывающей информации об

условиях страхования.

Оформление необходимой документации, ведение учета и обеспечение хранения

документов.

Полученный опыт:

Огромный опыт работы по урегулированию конфликтов с негативными клиентами.

Умение нарабатывать новые контакты.

Грамотное консультирования по всем видам страхования.
Ноябрь 2007 — июнь 2008
8 месяцев
Фирма “ЛОЛ”
Республика Крым

Администратор
Должностные обязанности:

- Обеспечение работы по эффективному и культурному обслуживанию посетителей, созданию для них комфортных условий
- Консультирование посетителей по вопросам наличия имеющихся услуг, проводимым специальным акциям, наличием бонусных программ и т.д.
- Ведение записи на прием, информирование специалистов об имеющейся записи, ведение клиентской базы
- Принятие мер к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций, рассматривание претензий, связанных с неудовлетворительным обслуживанием посетителей
- Обеспечение чистоты и порядка в помещениях, контролирование работы уборщиц
- Контролирование соблюдения работниками организации трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, техники безопасности, требований производственной санитарии и гигиены
- Информирование руководства организации об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принятие мер к их ликвидации
- Инвентаризация

Полученный опыт:

- Опыт работы в дружной команде
- Успешное ведение административной работы с последующим предложением должности помощника директора

Высшее образование
2008
Современная гуманитарная академия, Москва
Факультет лингвистики, лингвист, филолог английского, немецкого языков и литературы
2004
Таврический национальный университет им. В.И. Вернадского, Симферополь
Факультет иностранной филологии, языковед, филолог французского языка и литературы

Знание языков:

Русский — родной
Английский — свободно владею
Немецкий — базовые знания
Украинский — свободно владею
Французский — могу проходить интервью

Гражданство: Россия

Желательное время в пути до работы: не более часа