Бизнес-Ассистент/Координатор/Помощник руководителя (удаленная работа)

Вакансия: Бизнес-Ассистент/Координатор/Помощник руководителя

Описание вакансии

В связи с расширение производства и выходом на новый уровень Компания открывает вакансию Бизнес-ассистент/Координатор/Помощник Руководителя (УДАЛЕННО).

Наша Компания производитель упаковочных материалов в ассортименте которой гибкая упаковка для пищевой промышленности (пакеты, пленки, колбасная и сосисочная оболочка).

В нашей компании бизнес-ассистент это помощник, в обязанности которого входит решение бизнес-задач.

Он погружен в дела бизнеса (компании) и должен быть в курсе всех проектов, запусков новых продуктов, открытии новых представительств. Руководитель делегирует ассистенту часть бизнес-задач. Поэтому такому ассистенту нужно обладать стратегическим и бизнес-мышлением. Понимать цели развития компании. Для бизнес-ассистента архиважно обладать развитыми кросс-функциональными навыками.

Наш бизнес-ассистент:

• нацелен на облегчение бремени шефа бизнеса;

• готов и умеет вести рутину;

• обладает бизнес-мышление, аналитическим складом ума;

• анализирует и оптимизирует бизнес-процессы компании;

• разрабатывает бизнес-процессы компании, упаковывает в регламенты, чек-листы, стандарты;

• собирает и анализирует отчеты;

• не просто ставит задачи, а контролирует их исполнение и качество выполнения (одна из ключевых задач!);

• правая рука шефа и ключевой сотрудник компании;

• умеет планировать время свое и шефа;

• всегда погружен в дела компании, знает, с кем какая сделка заключается, какой завод где открывается и др.;

• находится в тесном взаимодействии с топ-руководителями компании и с линейными специалистами;

• всегда присутствует на совещаниях, но не только в качестве протоколиста. Он еще может начинать эти совещания и даже проводить их вместо шефа, ведь он погружен в дела компании;

• работает с большим объемом информации, умеет фильтровать и систематизировать информацию;

• занимается поиском и внедрением автоматизированных технологий для оптимизации внутренних бизнес-процессов (CRM-систем, систем ЭДО и т.п.);

• управляет проектами;

• работает в Bitrix;

• прекрасно владеет google forms и docs;

• знает деловой этикет.

Функции нашего бизнес-ассистента:

1. Планирование и организация работы:

Еженедельное и ежедневное планирование задач с руководителем, подведение итогов дня и недели.

Ведение задач руководителя в Bitrix24, Google Calendar, актуализация плана на следующий день.

Постановка задач сотрудникам, контроль их выполнения через Kanban.

2. Управление временем руководителя:

Напоминания о важных встречах и задачах.

Организация и подготовка встреч, собраний и брифингов.

3. Оперативное управление и контроль:

Ведение отчетности по задачам, уведомление руководителя о результатах.

Создание и ведение системы KPI, разработка мотивационных схем для сотрудников и клиентов.

4. Освобождение руководителя от рутины:

Определение приоритетов задач, делегирование и контроль выполнения.

Разработка регламентов, описание бизнес-процессов.

5. Подбор и адаптация персонала:

Разработка системы найма: размещение вакансий, проведение первичных собеседований, отбор кандидатов.

Подготовка отчетов о результатах собеседований для итогового интервью с руководителем.

6. Мотивация и поддержка:

Поддержка позитивной атмосферы, помощь в планировании и приоритезации задач.

Выявление и внедрение улучшений в работе руководителя и команды.

7. Анализ и отчётность:

Сбор и анализ информации, подготовка отчетов для руководителя.

Разработка системы отчетности и контроль ее выполнения (отчеты по телефонии, СВК, ДО).

Требования к бизнес-ассистенту:

• стаж работы на аналогичной должности;

• экстравертность, умение идти на контакт;

• готовность к ненормированному графику работы;

• культура, грамотная речь;

• организованное удаленное место работы;

• знание CRM, Bitrix;

• владение в совершенстве google forms и docs, excel.

Наше предложение:

• удаленный формат работы;

• интересные и сложные задачи;

• оформление по ТК РФ;

• оклад от 100 000 руб + мотивация.

• Важно! Учет рабочего времени удаленного сотрудника ведется в программе Bitcop.

Если Вы дочитали вакансию и уверены, что справитесь с поставленными задачами, направьте вместе с откликом сопроводительное письмо, которое начинается с фразы: Я готов строить производственную империю вместе с вами .