Личный ассистент управляющей команды (удаленная работа)

Вакансия: Личный ассистент управляющей команды

Описание вакансии

Привет! Управляющая команда NewBeautyBox в лице коммерческого директора и операционного директора ищет себе ассистента.

О проекте

NewBeautyBox занимается сборкой и продажей бьюти-боксов с косметикой. Для клиентов мы открываем новые бьюти-продукты и помогаем позаботиться о себе. А для брендов - даем доступ к аудитории, заинтересованной в косметике.

За последний год у нас вышло 136 разных боксов, среди которых совместные проекты с блогерами Кариной Нигай, Нией Куриленко, Avantiina и шоу Женский форум . А также боксы-коллаборации с OZON, WDay.ru, StarHIT, Яндекс Маркет, Вокруг света, Psychologies, Parents.ru, Большой город, MAXIMONLINE, Мегамаркет.

Постоянно придумываем новые форматы: например, недавно запустили бьюти-косметичку с OZON и линейку боксов, посвящённую философии новой красоты . С нами сотрудничают крупные и нишевые косметические бренды, среди которых CAUDALIE, Erborian, Influence beauty, L'Oreal, ART&FACT и другие.

Кого мы ищем?

• Заботливого ассистента, который поможет высвободить время, чтобы эффективно управлять бизнесом и жизнью. Ты будешь глубоко погружен в личную жизнь нашей управляющей команды и частично в жизнь компании.
• Это отличная возможность быть в близком контакте с опытными руководителями, чтобы перенимать знания, методику принятия решений и mindset.
• Важно! Мы ищем преимущественно личного ассистента для помощи с бытовыми задачами. Бизнес-задачи у тебя, конечно, тоже будут. Но нужно иметь в виду, что соотношение личного/рабочего примерно 70/30 соответственно.
• Важно 2 Про коммерческого директора: Аня сейчас живет в Москве, но в этом году у нее запланирован переезд в Люксембург на ПМЖ. Будет много задач, связанных с организацией переезда, визой, документами и т.д.
• Важно 3 Про операционного директора: Наташа на постоянной основе живет в Белграде (Сербия), поэтому будет много задач с организацией быта в Сербии.

Что нужно делать?

Личные задачи:

• Travel-поддержка (покупка билетов, бронь отелей, оформление виз, организация логистики, досуга и пр.)

• Записи к врачам, на beauty-процедуры.

• Заказ личных вещей / покупка подарков друзьям и семье.

Рабочие задачи:

• Ведение календаря, согласование и напоминание о встречах, мероприятиях и задачах.

• Посещение встреч и составление meeting report.

• Помощь с созданием презентаций / таблиц / документов. Оформить графики, отформатировать, скоординировать работу с дизайнером, рассчитать показатели по формулам.

• Оперативный поиск, структурирование и анализ информации. Например, найти исследования про влияние сэмплинга на продажи, исследования про тренды в ритейле, собрать данные о выручке компаний в определенном сегменте.

Стоит быть готовым к разноплановым и неожиданным задачам. Важно быстро разбираться в новых вопросах и генерировать решения.

Какого кандидата ждем?

• Возможно без опыта работы, но с опытом активного участия в студенческой жизни.

• Ответственного и внимательного к деталям, кому важно не просто сделать задачу, а сделать ее хорошо.

• С умением работать в режиме многозадачности, пониманием, как правильно расставить приоритеты и готового к быстрому темпу работы.

• Структурного, который может из хаоса сделать упорядоченный список.

• С желанием разбираться в новых задачах, которыми раньше никогда не занимался.

• Владеющего Google Doc, PowerPoint, Excel.

• Знающего английский язык для решения бытовых вопросов .

Условия

• График работы - 5/2. Full-time занятость. Базово: суббота и воскресенье выходные, но иногда могут прилетать в эти дни задачки.
  Можно совмещать с учёбой на последних курсах университета.

• Работа remote first, но могут быть и личные задачи в Москве, поэтому желательно, чтобы быть в Москве/МО

• Официальное оформление. Отпуска и больничные по закону.

• Размер оплаты зависит от результатов собеседования, в рынке (базово до 60 тыс net )

Режим работы

Базовое рабочее время: понедельник-пятница с 10 до 19 часов по мск. В это время выполняются основные рабочие задачи. НО! Быть на связи нужно с 9 до 22 часов. Задачи в вечернее время периодически могут возникать ( 1р/неделю) и к ним надо будет подключиться.

Про выходные - обычно в выходные нет рабочих задач, но нужно все равно быть на связи на случай возникновения проблем. Задачи в выходные обычно могут появиться, если у руководителя в эти дни мероприятие/перелет/поездка итд. Это почти всегда запланировано и такие задачи можно предугадать. Случается 1р/месяц.

Мы стараемся не беспокоить вечером/в выходные, но к таким задачам надо быть готовым, потому что это специфика ассистентской деятельности. Надо подстраиваться под задачи руководителя.

Отключаться и быть не на связи по личным причинам возможно, мы все понимаем. Но это должно быть согласовано с руководителями, все должны быть предупреждены о вашем отсутствии.