Специалист административной поддержки (удаленно)

Вакансия: Специалист административной поддержки (удаленно)

Описание вакансии

ИТ-компания с офисами в нескольких странах и распределенной командой сотрудников, а также управленческой командой с графиком работы, связанным с частыми поездками, находится в поиске опытного и квалифицированного Специалиста административной поддержки для удаленного выполнения поручений и задач.

Основные обязанности:

• управление рабочими календарями, согласование и фиксация встреч и звонков с внутренними и внешними участниками,

• организация поездок, в том числе визовая поддержка, определение и оптимизация бюджетов поездок, планирование перелетов, бронирование отелей и прочее,

• бронирование и приобретение билетов на мероприятия, выставки, конференции и прочие appointments,

• содействие в организации встреч, ужинов и внутренних мероприятий,

• организация и участие в видео-конференциях, ведение протоколов, заметок, списков поручений,

• управление списком дней рождения и других важных дат сотрудников и внешних партнеров, выбор и приобретение подарков,

• сбор информации и подготовка внутреннего информационного ресурса о новостях и актуальных проектах в компании,

• актуализация информационных HR ресурсов компании,

• взаимодействие с подрядчиками по вопросам приобретения различных товаров и услуг, необходимых для ведения деятельности компании.

Требования:

• Прежде всего, внимательность, ответственность и пунктуальность, а также владение русским языком и грамотность - устная и письменная;

• Второе - уверенное владение английским языком - устным и письменным, так как работа потребует взаимодействия с англоязычными сотрудниками различных компаний, сервисов и так далее;

• Третье - готовность к мультикультурному общению (компания ведет деятельность в различных регионах и культурные особенности и правила ведения деловой коммуникации в них отличаются);

• Важны уверенные навыки использования базового программного обеспечения - MS Office, браузеры, мессенджеры, ВКС (Zoom, Teams, Webex), а также инструменты управления задачами, в частности, Trello;

• И конечно ключевым условием для успеха и собственного комфорта являются коммуникабельность (мы ищем сотрудника, которому доставляет удовольствие общаться и взаимодействовать с людьми) и чувство такта (обещаем то же самое со своей стороны).

Условия:

• удаленный формат работы (можно работать откуда угодно, но с учетом разницы во времени),

• гибкий график (работа по задачам, а не по времени),

• быть на связи в установленное рабочее время и оперативно реагировать на все запросы и сообщения.

Пожалуйста, в случае заинтересованности в вакансии уделите внимание качественному заполнению сопроводительного письма, кратко указав в нем, чем Вам интересна позиция и какой опыт и личные качества Вы готовы применить .

Спасибо.