Помощник/ассистент руководителя и команды (удаленная работа)

Вакансия: Помощник/ассистент руководителя и команды

Описание вакансии

Ассистент в event-агентство (удаленная работа)

Adventure Lab камерное event и mice агентство. Мы специализируемся на организации корпоративных выездных мероприятий за рубежом и в России.

У нас небольшая молодая команда из 10 человек. Мы поддерживаем доверительные и уважительные отношения, всегда готовы помочь друг другу, открыты к обратной связи, ценим каждого члена команды и заинтересованы в его развитии.

Мы ищем ассистента для руководителя и команды, который закроет значимую часть бытовых и административных вопросов, будет первой точкой контакта с агентством и поможет в реализации нашей маркетинговой стратегии.

Руководитель Adventure lab, с которым большей частью предстоит работать ассистенту - предпринимательница с 9-летним опытом, самостоятельно с нуля выстроившая успешный международный ивент-бизнес, путешественница с опытом 30+ стран и профессионал в сфере ивента и клиентского сервиса.

Важно : это не вакансия event-менеджера или smm-менеджера; мы ищем именно ассистента, с который пройдем совместный долгий путь в управлении и развитии компании. Если вам интересен event - эта вакансия вам не подходит. Если вам интересно ассистирование, бизнес-процессы, документооборот, административные задачи - вы нашли свой идеальный вариант.

Задачи ассистента:

• контроль почты, ответы на любые входящие письма;
• прием входящих звонков, в том числе первого звонка от клиентов;
• выполнение личных и рабочих задач от руководителя агентства (от записи на маникюр до организации отпуска);
• различные административные задачи (забронировать коворкинг, координация корпоративного английского, организация подарков, работа с курьерскими службами, покупка билетов на проекты, бронирование отелей);
• работа с документами: подготовка договоров, счетов, сбор актов, систематизация и хранение документов, подписание документов;
• оплата счетов;
• контроль работы аутсорс-бухгалтеров;
• помощь event-менеджерам с различными задачами (например, с проверкой объемных данных в таблицах, с поиском и систематизацией информации, поиск подрядчиков, сбор предложений);
• ведение всех расходов организации, подготовка ежемесячной финансовой отчетности;
• задачи по сайту (работа с копирайтером и с дизайнером по добавлению новых статей) и другие маркетинговые задачи;
• ведение портфолио агентства, систематизация всех фото и видеоматериалов с проектов;
• другие задачи, которые могут появляться в ходе работы.

Наш идеальный кандидат на должность ассистента:

• обладает грамотной речью;
• обладает сильными коммуникативными и переговорными навыками;
• умеет планировать и приоритизировать;
• умеет принимать обратную связь и работать над ошибками;
• проактивен и инициативен;
• ладит с ПК, гуглом, таблицами и документами;
• владеет английским на уровне минимум B2;
• понимает, как устроена работа с документами и бухгалтерией и готов в этом копаться;

Условия

• удаленная работа пн-пт с 10.00 до 19.00 (в редких случаях ненормированный рабочий график);
• оклад 70 000 рублей;
• возможны ежеквартальные премии; можно рассчитывать на 80-100 тысяч рублей при должной отдаче;
• карьерный рост в течение 1,5-2 лет работы в сфере менеджмента;

Важно:

Пожалуйста, добавьте подробное сопроводительное письмо к отклику. В первую очередь мы обращаем внимание именно на сопроводительное письмо и отдаем откликам с ним наибольшее предпочтение.

Тестовое задание:

Составьте запрос в отель на основе сообщения, полученного от клиента, на английском языке. Учтите, что до этого вы запрашивали только доступность номеров, другой информации от отеля у вас нет.

коллеги добрый день у нас прояснились вводные по нашей поездке. поедет 25 человек, включая нашего директора и его новую даму. нам обязательно надо предусмотреть белое сухое вино на ужин для нее. также она не будет участвовать в конференции и никаких деловых мероприятиях, можно поискать конные прогулки или что-то такое недалеко от отеля, только чтобы было не больше 2 часов дороги в одну сторону и предусмотрите такси. жить будут по 2 человека в номере раздельно все, кроме генерального с дамой, Иванов наш коммерчсекий живет один, но номер с нормальной кроватью нужен, большой) еще нужны будут сапы, 3 мы везем с собой, надо взять еще будет в аренду у отеля сколько их есть, но это уже после конференции активность. конференц зал нам нужен на 4 часа, обязательно с кофе брейком завтраки нужны в отдельной зоне на всех, обедаем в отеле, для ужина давайте посмотрим что то другое рядом. еще нужна баня после сапов на всех, и давайте что то из еды и пиво туда закажем.

еще: коммерческом у в номер подготовьте бутылку виски, а у дамы генерального будет день рождения, нужен будет букет. еще ждем расчеты по гала ужину и кроличьей ферме в горах.

Мы ждем от вас:

1. Резюме с описанием ваших навыков и опыта;
2. Сопроводительное письмо в виде сообщения;
3. Выполненное тестовое задание в формате pdf.