Помощник/ассистент руководителя (удаленная работа)

Вакансия: Помощник/ассистент руководителя

Описание вакансии

Ищем ассистента с опытом от года к предпринимательнице, компания которой специализируется на трудоустройстве заграницу (Аналог Work and Travel) в страны Азии (Китай, Южная Корея и другие).

Чем предстоит заниматься:

I. Бизнес-задачи.

• Ведение календаря руководителя, организация встреч и совещаний.

• Ведение протоколов встреч, контроль исполнения договоренностей.

• Управление задачами команды через таск-менеджеры, напоминание о дедлайнах.

• Поиск подрядчиков, контроль их работы (дизайнеры, маркетологи и др.).

• Формирование базы знаний, написание инструкций и регламентов.

• Ведение платежного календаря (оплата сервисов, напоминания).

• Подготовка договоров, актов и коммерческих предложений по шаблону.

• Анализ информации о клиентах, сбор данных о конкурентах.

• Организация командировок, бронирование транспорта и проживания под ключ (тур.маршрут, билеты, отели, навигация, чтобы все было "под рукой").

II. Личные задачи:

К чему нужно быть готовым. Мне важно, чтобы вы могли ладить с детьми, и я могла доверить вам ребенка в командировке (не нянчиться, а приглядеть, если вы едете со мной).

• Напоминание о Днях рождениях близких, заказ подарков.

• Запись к врачам, организация медицинских процедур.

• Организация путешествий: бронирование билетов, отелей, визовая поддержка.

• Ведение личных доходов и расходов.

• Поиск и координация исполнителей для бытовых задач (клининг, ремонт и т. д.).

• Организация личных мероприятий и встреч.

Соотношение: 70% бизнес-задачи, 30% личные.

Вам подойдет эта вакансия если:

• Опыт работы ассистентом от 1 года;

• Высокий уровень организованности и ответственности, вы - человек "все по полочкам разложу и объясню";

• У вас есть опыт работы с подрядчиками (поиск и контроль дизайнеров, маркетологов, копирайтеров, аналитиков);

• Умеете вести делопроизводство (составление протоколов встреч, ведение баз знаний, работа с документами);

• Имели опыт работы с CRM, таск-менеджерами, финансовыми таблицами;

• Самостоятельность, активность, инициативность;

• Владение английским языком от B1 будет преимуществом.

Условия работы :

• График: 5/2, с 12:00 до 21:00 (по мск). Важно быть на связи с 10:00 до 22:00 (в случае форс-мажоров);

• Зарплата: 60 000 рублей + KPI (Испытательный срок 1 месяц, далее увеличение каждый мес +10к). Возможно больше в зависимости от результатов вашей работы. В итоге вилка от 60 тыс - 100 тыс руб.

• Удаленная работа;

• Редкие командировки с руководителем (возможность открыть для себя страны Азии и другие);

• Дружный и поддерживающий коллектив.

Из того, что может быть минусами (а может и нет,зависит от вас):

• Я не люблю "бегать" за вами и контролировать, разжевывать. Мне важно, чтобы вы уточняли сами все необходимое и были самостоятельны в решении вопросов, мыслили не проблемой, а решениями;
• Четкость постановки задач может страдать, я задаю общий вектор, задача ассистента - детализировать, включать бизнес-мышление. Нужно самостоятельно проверять выполнение задач на опечатки, а также четко планировать свой график, закладывая время дополнительно, чтобы мои дедлайны и планы не изменялись.

Что вас ждет:

• Я всегда готова вкладываться в ваше развитие и открывать новые возможности. Так, например, я оплачивала обучение прошлому ассистенту, брала с собой в поездку в Китай. Причина ухода прошлого ассистента - открытие собственного бизнеса;
• Мне очень важно, чтобы мы работали "в долгую", в вакансии указываю все "без прикрас", моя главная ценность - честность и высокая самоорганизация;
• Внимательный и адекватный руководитель. Всегда даю обратную связь корректно и не срываю эмоции на сотрудниках.

Скорее всего, вы подойдете, если умеете четко планировать время, у вас все в порядке с документами, вещи на своих местах, можете разбить крупную задачу на мелкие, умеете быстро разобраться в чем-то новом, уже организовывали поездки заграницу.

Дополнительно от агентства трудоустройства Career Victory - база знаний для вас, как для ассистента. Помощь в адаптационном периоде, сопровождения, созвоны по развитию в течение месяца. Мега комфортное погружение, HR заинтересованный в том, чтобы вы работали в компании и росли вместе с ней!

Хочешь работать с интересными задачами и развиваться в сфере бизнес-ассистирования? Откликайся