Бизнес-ассистент/помощник руководителя (удаленная работа)

Вакансия: Бизнес-ассистент/помощник руководителя

Описание вакансии

Компания KOANN предоставляет комплексные решения для международных расчетов импортеров и экспортеров, оказывая безукоризненный уровень сервиса и вовлеченности в задачи наших клиентов. Наша миссия упрощать сложные операции, сохраняя легальность, безопасность и прозрачность.
У нас - распределённая команда по всему миру, масштабные планы и амбициозная повестка. Основатель компании активно вовлечён в стратегические и операционные процессы. Сейчас он ищет личного помощника человека, который поможет организовать процесс и обязательно проследить, чтобы все было сделано качественно и в срок.

Основные задачи:
1. Административная поддержка
- Управление календарём (в том числе личный и рабочий), координация встреч.
- Напоминания, согласования, сопровождение.
- Подготовка документов, материалов, простые фоллоуапы.
- Курирование текущих личных задач (до 30%): оплата, организация, мелкий быт.

2. Travel-поддержка
- Бронирование билетов, отелей, ресторанов, сопровождение поездок.
- Помощь с визами, расписаниями, логистикой.
- Поддержка в спонтанных изменениях (переброни, переносы, force-majeure).

3. Лёгкая координация и контроль
- Быть на связи и помогать управлять приоритетами.
- Курировать микрозадачи между топами и CSO.
- Организация личных встреч, ужинов, небольших мероприятий.

Требования:
- Опыт в роли ассистента / администратора / координатора от 1 года.
- Уверенное владение Google Calendar, Telegram, Excel/Docs.
- Уровень владения английским минимум на уровне B2+.
- Умение работать быстро и аккуратно.
- Высокий уровень ответственности и деликатности.

Владение инструментами (Digital):
- Google Calendar, Google Docs, Telegram - уверенное владение.
- Trello / Notion / ClickUp ведение бордов, статусов, микрозадач.
- Todoist использование для трекинга поручений, напоминаний, совместных списков задач.
- Canva / Google Slides оформление карточек, мини-презентаций.
- Booking / Aviasales тревел-менеджмент.
- ChatGPT и др. AI-инструменты готовность применять для рутинной автоматизации.

Условия:

- Оформления по ТК РФ;
- Высокий уровень оплаты и бонусы;
- Всю необходимую технику и программы для эффективного оперативного выполнения задач;
- Классную мотивирующую команду;
- Гибридный формат работы.