Вакансия: Личный ассистент руководителя
Описание вакансии
Международная страховая компания Sun Marine and Trading Management Ltd в связи с развитием в поиске личного ассистента директора.
Наша миссия: создание новаторских страховых продуктов в эпоху сильной фрагментации международного рынка.
Основные обязанности:
Управление графиком Директора:
- Ведение и поддержание сложного ежедневного календаря Директора.
- Управление встречами и приемами.
- Участие во внутренних и внешних совещаниях и конференц-звонках.
Выполнение функций фильтрации коммуникаций ( гейткипинг ):
- Выполнение роли основного контактного лица офиса Директора.
- Скрининг, приоритизация и маршрутизация всех входящих сообщений (электронная почта, телефон, почта) с соблюдением высочайшего уровня дипломатии и профессионализма.
- Обеспечение связи между Директором и внутренними департаментами, высшим руководством и внешними бенефициарами.
Подготовка и поддержка встреч:
- Подготовка аналитики перед встречами, включая разведку по открытым источникам (OSINT, DISC): предварительная проверка благонадежности (Due Diligence), поиск в сети Интернет и социальных сетях, анализ рисков и негативной информации.
- Подготовка материалов к встречам, например: повестки дня, отчеты, презентации.
- Подготовка документации по итогам встреч: расшифровка записей (транскрибация), составление протоколов совещаний.
Командировки и логистика:
- Организация детальных маршрутов внутренних и международных поездок, бронирование авиабилетов, наземного транспорта, визовая поддержка (сопровождение Управляющего директора в поездках не требуется).
Управление документооборотом:
- Работа со строго конфиденциальной информацией при соблюдении абсолютной осмотрительности.
- Подготовка, вычитка и форматирование корреспонденции, отчетов и официальных документов.
- Поддержание организованной и эффективной системы архивирования цифровых и физических документов.
Отчетность по расходам:
- Своевременное управление и сверка отчетов по корпоративным расходам Директора и выписок по корпоративным кредитным картам.
- Ведение учета личных расходов Директора в отдельной системе бухгалтерии.
Ассистент по академическим исследованиям (научная деятельность):
- Управление академическими исследовательскими проектами Директора, включая вычитку, редактирование и коммуникацию с издательствами.
Специальные проекты:
- Содействие в реализации специальных проектов, проведении исследований и корпоративных мероприятий по поручению Директора.
- Решение ситуативных (ad-hoc) административных и технических задач.
Требования: - Высшее образование;
- опыт работы от 2 лет на аналогичной позиции (ассистент руководителя, секретарь);
- Английский на уровне C1. Быстрая скорость печати.
Свободное владение MS Office, Google Workspace, Умение работать с ИИ ChatGPT/ Grok/ Gemini в режиме агентов, QuickBooks, Xero;
Личные качества:
Коммуникация: исключительные навыки устной и письменной речи, профессиональная и грамотная манера общения.
Организованность: превосходные организаторские навыки, навыки тайм-менеджмента и многозадачности, умение четко расставлять приоритеты.
Проактивность: проактивное мышление и умение работать на опережение, способность самостоятельно выявлять и решать проблемы.
Внимание к деталям: безупречное внимание к деталям и точность в выполнении любой работы.
Условия работы:
Предполагается либо гибридный формат работы (50% времени Home Office, 50% в штаб-квартире Компании на Пхукете, Таиланд); либо релокация (перелет и аренда жилья за счет работодателя); либо полностью удалённый формат работы по времени Таиланда.
Стандартная рабочая неделя 40 часов с готовностью быть на связи (on-call) 16 часов в сутки;
Доход: оклад плюс премия. Контракт в долларах США. Оплата возможна по свифту или в крипто-валюте (USDT). Брутто из-за рубежа.
