Ассистент по документообороту и финансам (удаленная работа)

Вакансия: Ассистент по документообороту и финансам

Описание вакансии

Наш заказчик ищет операционного координатора , который возьмёт на себя контроль документооборота, оплат, подписок и порядка в amoCRM и финансовых таблицах.
Это роль для человека, который любит системность, цифры и чёткие процессы и умеет работать внимательно, без ошибок и потерь задач.

Ключевая ценность роли: вы становитесь точкой стабильности в операционной части бизнеса там, где важны регулярность, аккуратность и ответственность.

О заказчике

Наш заказчик компания Асорта , работающая в сегменте B2B-услуг.
Компания помогает бизнесу повышать эффективность процессов, увеличивать доходность и выстраивать управляемые системы продаж и аналитики.

Фокус Асорты:

• внедрение и сопровождение CRM-систем (amoCRM) ,

• сквозная аналитика,

• телефония,

• выстроенные, прозрачные бизнес-процессы.

Компания растёт органично, работает с постоянными клиентами и уделяет большое внимание качеству сервиса, порядку в документах и цифрах . Здесь ценят аккуратность, надёжность и способность доводить задачи до конца.

Задачи / функционал

Документооборот и первичные документы

• Создавать документы по шаблонам в Эльбе .

• Готовить нетиповые документы в Word .

• Поддерживать порядок и актуальность документов в Эльбе.

• Контролировать сопоставление оплат.

• Загружать и отправлять документы через ЭДО (Диадок) .

• Сверять отправленные и созданные документы.

• Приглашать клиентов в ЭДО и вести учёт подключений.

• Отправлять документы клиентам в рабочие чаты.

• Вести учёт авансов и контролировать их актуальность.

• Регулярно напоминать об оплатах.

Расчёты и отчётность по клиентам

• Работать с учётом времени в Toggl .

• Проверять корректность отметок времени.

• Вести клиентские таблицы в Google Sheets .

• Формировать ежемесячные отчёты по клиентам.

• Проверять тексты комментариев (логика и грамотность).

• Подготавливать и отправлять акты и счета.

• Обновлять остатки часов и дебиторскую задолженность.

Работа с amoCRM и подписками

• Контролировать продление лицензий и подписок.

• Работать с задачами и напоминаниями в amoCRM .

• Создавать счета для контроля оплат.

• Передавать информацию о продлениях клиентам или руководителю.

• Формировать УПД после оплаты и отправлять клиентам.

Финансовый учёт

• Переносить данные из чатов и таблиц в финучёт.

• Заполнять ДДС, ОПиУ, сделки и вспомогательные таблицы.

• Поддерживать актуальность данных.

• Работать внимательно, с обязательной перепроверкой цифр.

Требования

Опыт и навыки

• Опыт работы в операционных, административных или финансовых ролях.

• Опыт работы со следующими инструментами: amoCRM, Эльба, ЭДО (Диадок),Google Sheets,Toggl ,Microsoft Word

• Понимание логики счетов, актов, авансов и оплат.

• Умение работать с большим количеством таблиц и данных.

• Опыт удалённой работы и самостоятельной организации задач.

Личные качества

• Внимательность и аккуратность.

• Высокий уровень ответственности.

• Привычка перепроверять свою работу.

• Спокойное отношение к рутинным задачам.

• Умение работать по регламентам и срокам.

Кому подойдёт эта роль

Эта позиция хорошо подойдёт специалистам с опытом работы на позициях:

• бухгалтер / помощник бухгалтера,

• специалист по документообороту,

• операционный координатор,

• координатор отдела продаж,

• административный ассистент,

• офис-менеджер с финансовыми функциями,

• помощник руководителя (операционный блок).

Кому не подойдёт (красные флаги)

• Если вы не любите цифры и документы.

• Если сложно соблюдать регулярность и сроки.

• Если вы работаете без перепроверки.

• Если вам важнее творчество, чем порядок и точность.

Условия

• Формат работы: удалённый.

• Занятость: частичная.

• График: гибкий в течение дня, важно быть на связи и выполнять задачи своевременно.

• Уровень дохода: обсуждается индивидуально с кандидатом.

Если вам близка операционная работа, вы любите порядок в цифрах и документах и ищете стабильную удалённую роль будем рады вашему отклику.

В сопроводительном письме кратко напишите:

• с какими системами вы работали,

• в каких ролях у вас был похожий функционал,

• почему вам подходит такая работа.