Бизнес- ассистент (удаленная работа)

Вакансия: Бизнес- ассистент

Описание вакансии

Private College крупный онлайн-проект в сфере образования по женскому здоровью и интимным отношениям. Работаем стабильно и успешно с 2020 года. Три образовательных направления, команда 30+ человек, выручка 450+ млн в год.

КОГО ИЩЕМ
Бизнес-ассистента генерального директора правую руку CEO, который станет "директором рабочих процессов".
Который:
Организует операционку всей компании
Контролирует выполнение задач топ-менеджерами
Держит порядок в процессах, документах, цифр

ВАМ ПОДХОДИТ ЭТА РОЛЬ, ЕСЛИ ВЫ:
Суперорганизованы
Вы не теряете задачи, не забываете дедлайны, всё в списках и таблицах
Настойчивы и внимательны
Умеете "вынуть душу" из любого, если нужно получить результат или информацию. Не стесняетесь напоминать, контролировать, требовать
Ответственны и самодисциплинированны
Высокий уровень самоконтроля. Не нужно проверять, сделали ли вы задачу вы всегда делаете её вовремя
Любите порядок
Цифры, таблички, документы, структура это ваша стихия. Работа по наведению порядка вас не раздражает, а вдохновляет
Готовы к высокой нагрузке
Динамичная среда, много задач, быстрые переключения. Вы не теряетесь в хаосе, а наводите в нём порядок

Обязанности:

1. ОРГАНИЗАЦИЯ ОПЕРАЦИОННЫХ ПРОЦЕССОВ
Контроль выполнения задач руководителями C1/C2 уровня (руководители отделов)
Сбор отчётов, еженедельных планов, метрик
Напоминания о дедлайнах, статусах задач
Выявление узких мест и сообщение CEO

2. ПОСТАНОВКА И КОНТРОЛЬ ЗАДАЧ
Фиксация задач из встреч CEO с руководителями
Постановка задач ответственным, установка дедлайнов
Контроль выполнения (еженедельные чек-поинты)
Эскалация просрочек и проблем

3. ОРГАНИЗАЦИЯ И МОДЕРАЦИЯ СОЗВОНОВ
Планирование встреч CEO (календарь, приглашения)
Подготовка повестки и материалов к встречам
Модерация встреч (тайминг, фиксация решений)
Саммари после встреч (кратко: что решили, кто что делает, к какому сроку)

4. ПОДГОТОВКА ИНФОРМАЦИИ ПО ЗАПРОСУ
Сбор данных из разных источников (AmoCRM, отчёты)
Структурирование информации (таблицы, презентации)
Аналитика по запросу CEO (сравнение показателей, динамика)

5. КОНТРОЛЬ ДОКУМЕНТОВ И ПРОЦЕССОВ
Ведение документооборота по трём образовательным направлениям
Контроль актуальности документов (договоры, регламенты, инструкции)
Организация хранения
Проверка соблюдения процессов

6. ЕЖЕДНЕВНЫЕ/ЕЖЕНЕДЕЛЬНЫЕ ОТЧЁТЫ
Заполнение операционных таблиц
Подготовка сводок для CEO (что сделано, что в работе, проблемы)

Требования:

HARD SKILLS (обязательно)
Офисные приложения:
Google Docs, Sheets, (уверенный уровень)
Создание презентаций

Работа с AI:
ChatGPT, Claude для автоматизации рутины
Умение составлять промпты для генерации текстов, саммари, структурирования

Документооборот:
Понимание основ (как вести, структурировать, хранить документы)
Опыт работы с договорами, актами, регламентами (будет плюсом)

Аналитическое мышление:
Умение собирать данные из разных источников
Видеть закономерности, делать выводы
Структурировать информацию

Грамотная речь:
Устная и письменная речь без ошибок
Умение формулировать мысли чётко и кратко
Деловой стиль общения

SOFT SKILLS (критично)
Ответственность
Вы отвечаете за результат, а не за процесс. Если задача сорвалась это ваша зона ответственности
Исполнительность
Делаете задачу в срок, без напоминаний. Если не успеваете сообщаете заранее
Структурность мышления
Видите систему, а не хаос. Умеете раскладывать сложное на простое
Высокая скорость работы
Быстро переключаетесь между задачами. Не застреваете на мелочах
Настойчивость
Умеете добиваться результата. Не боитесь напоминать, требовать, контролировать (тактично, но жёстко)
Стрессоустойчивость
Спокойно работаете в условиях многозадачности и высокой нагрузки

Условия:

Формат: Удалённо (можно из любого города)
График: Полный день, 5/2 (понедельник пятница)
Обязательно быть на связи: 9:00 18:00 МСК
Зарплата:
Фикс: 60 000 80 000 (зависит от опыта)
Бонусы: за выполнение KPI (своевременность отчётов, качество саммари, отсутствие просрочек задач)

ЧТО МЫ ПРЕДЛАГАЕМ
Работу на стыке стратегии и операционки
Вы будете видеть всю компанию изнутри, участвовать в принятии решений, работать напрямую с CEO
Обучение и развитие
Доступ к нашим курсам, участие в стратегических сессиях, менторство от CEO
Команду профессионалов
Работаете с опытными руководителями отделов (маркетинг, продажи, продукт, PR)
Адекватность и человечность
Мы ценим результат, но не выжимаем сок. Уважаем личное время.
Стабильность
Компания на рынке с 2020 года, выручка растёт, зарплаты платим вовремя

НЕ ПОДОЙДЁТ, ЕСЛИ ВЫ:
Ищете "лёгкую" работу с 9 до 18 без напряга
Не любите рутину (отчёты, таблицы, контроль это 70% работы)
Не умеете быть настойчивым (контролировать руководителей = уметь требовать)
Теряетесь в многозадачности
Не готовы к высокому темпу работы