Ассистент (удаленная работа)

Вакансия: Ассистент

Описание вакансии

Роль предполагает высокий уровень самостоятельности, активное взаимодействие с международными партнёрами, использование современных digital-инструментов и AI для повышения эффективности работы.

Основные зоны ответственности:

1. Управление календарём и встречами

Полное управление календарём руководителя (Google Calendar / Outlook)

Планирование и координация встреч с партнёрами, клиентами и подрядчиками

Организация и администрирование онлайн-встреч (Zoom, Google Meet)

Координация международных звонков с учётом разных часовых поясов

Подготовка руководителя к встречам (повестка, информация о компаниях и участниках)

Контроль и оптимизация расписания

2. Деловые коммуникации

Ведение деловой переписки с партнёрами и клиентами

Общение через Email, WhatsApp, LinkedIn и мессенджеры

Организация и проведение международных звонков

Подготовка ответов на сообщения и запросы

Координация коммуникаций между руководителем, клиентами и партнёрами

Рабочий язык коммуникации английский.

3. Research и аналитика

Поиск и анализ информации по рынкам и индустриям

Research потенциальных партнёров, компаний, девелоперов и застройщиков

Поиск профильных конференций, мероприятий и профессиональных сообществ

Подготовка кратких аналитических сводок и брифов

Использование AI-инструментов (ChatGPT, Perplexity и др.) для быстрого анализа информации

Структурирование данных и подготовка материалов для принятия решений

4. Административная и операционная поддержка

Контроль задач и поручений руководителя

Ведение task-менеджмента (Notion / ClickUp / Asana / Trello)

Подготовка презентаций и документов (PowerPoint, Google Slides, Canva)

Структурирование информации и файлов (Google Drive / Notion)

Поддержание системы управления задачами и рабочими процессами

5. Финансовый и административный учёт

Ведение и контроль расходов

Подготовка таблиц и отчётности (Google Sheets / Excel)

Координация оплат и взаимодействие с подрядчиками

Поиск и подбор поставщиков и сервисных компаний

6. Организация поездок и мероприятий

Планирование деловых поездок

Бронирование перелётов, отелей и трансферов

Подготовка travel-планов

Координация встреч во время поездок

Поиск и анализ профильных конференций и мероприятий

7. Digital-поддержка и коммуникации

Поддержка профессионального присутствия руководителя в LinkedIn

Подготовка и публикация контента для Telegram

Координация публикаций и коммуникаций в Instagram

Работа с профессиональными контактами и networking

8. Личная поддержка руководителя

Организация личных задач (записи, встречи, бытовые вопросы)

Поиск сервисов и подрядчиков для решения личных задач

Координация личных поездок и административных вопросов

Инструменты, используемые в работе

Google Workspace / Microsoft Office

Zoom / Google Meet

Notion / Asana / ClickUp / Trello

Google Sheets / Excel

PowerPoint / Google Slides / Canva

LinkedIn, WhatsApp, Telegram, Email

AI-инструменты для research и аналитики

Требования к кандидату

Свободное владение английским языком (обязательное требование)

Опыт работы ассистентом, project-координатором или операционным менеджером

Умение работать с цифровыми инструментами и системами управления задачами

Сильные навыки research и структурирования информации

Высокий уровень самоорганизации и ответственности

Умение работать в динамичной среде и быстро переключаться между задачами

Ключевые качества

проактивность

системное мышление

внимание к деталям

сильные коммуникационные навыки

способность быстро находить решения

Мы ищем человека, который сможет не просто выполнять задачи, а системно управлять информацией, процессами и коммуникациями, помогая руководителю эффективно развивать бизнес и новые направления.

Условия:

Удалённая работа

Гибкий график

Частичная занятость на старте

Нужно быть на связи в течение дня