Администратор отдела сопровождения клиентов (удаленная работа)

Вакансия: Администратор отдела сопровождения клиентов

Описание вакансии

Хотите работать в сфере международных программ и помогать команде сопровождения держать процессы в порядке без холодных продаж и лишнего стресса?

Deutscher Agent ;Мир 360) - это миграционное агентство, которое сопровождает клиентов на программах Au Pair, волонтёрство (BFD), Ausbildung и др. Основатель агентства, Артём Шевцов, сам прошёл путь переезда по этим программам и окончил учёбу в Otto-von-Guericke Universit t Magdeburg.

Сейчас мы расширяем команду и ищем администратора отдела сопровождения.

Это роль для человека, который любит порядок, умеет работать с документами, таблицами и регулярными процессами.

Администратор помогает команде сопровождения поддерживать систему в рабочем состоянии: следит за актуальностью данных, шаблонов, регламентов, таблиц и организационных процессов внутри отдела.

В работе есть понятная структура задач, инструкции, шаблоны, чек-листы и повторяющиеся процессы.

Важно не просто выполнять поручения, а замечать несостыковки, поддерживать порядок и помогать команде работать чётко и системно.

Что вы будете делать

выдавать доступы новым сотрудникам к документам, таблицам и рабочим инструментам

помогать с онбордингом: знакомить с базовыми рабочими процессами и инструментами

проверять корректность заполнения дашбордов, таблиц, папок и калькуляторов

поддерживать в актуальном состоянии базу знаний, регламенты, шаблоны и рабочие документы отдела

оформлять и систематизировать документы, шаблоны и инструкции в едином формате

создавать рабочие чаты с клиентами, заполнять организационные данные и помогать с рабочей почтой

отправлять клиентам шаблоны, гайды и регулярные организационные сообщения

контролировать актуальность аналитики, собирать данные и поддерживать регулярную отчётность

вести протоколы встреч, сохранять записи и публиковать основные итоги встреч для команды

составлять анонсы, адженды встреч и организационные сообщения внутри отдела

вести график работы отдела и поддерживать порядок в операционных задачах

Кого мы ищем

Роль подойдёт вам, если вы:

собранный, спокойный и системный человек

любите порядок в документах, таблицах и процессах

не боитесь рутинных и повторяющихся задач

умеете замечать ошибки, несостыковки и недочёты

внимательны к деталям и аккуратны в работе

умеете одновременно держать в фокусе несколько задач

умеете работать по регламентам, шаблонам и чек-листам

спокойно и корректно общаетесь с коллегами и руководителем

умеете не теряться в потоке задач и соблюдать дедлайны

Требования

высокий уровень грамотности на русском языке

уверенная работа с Google Docs / Google Sheets / Google Drive / Google Calendar

опыт в административной, координаторской или операционной роли будет преимуществом
(администратор, координатор, офис-менеджер, операционный помощник, project/support coordinator и т.п.)

умение работать с таблицами, данными, формулами и регулярной отчётностью

опыт ведения документов, инструкций, регламентов или баз знаний

навык деловой письменной коммуникации

высокий уровень самоорганизации, ответственности и пунктуальности

Будет плюсом

опыт работы с CRM-системами

опыт онбординга сотрудников

опыт протоколирования встреч и организации внутренних процессов

опыт стандартизации шаблонов, документов и рабочих процессов

Знание немецкого языка не является обязательным.

Опыт в миграционной сфере также не требуется всему обучим.

Условия

удалённая работа

полный рабочий день

понятная система задач и процессов

работа без холодных продаж

инструкции, шаблоны и рабочие материалы

поддержка руководителя и команды

возможность роста как в доходе, так и в роли внутри команды

Обучение

онбординг по внутренним процессам и инструментам

обучение работе с базой знаний, шаблонами, документами и таблицами

понятные инструкции и регламенты

поддержка в период адаптации

Как проходит отбор

Отклик на вакансию и короткая информация о себе + ответ на вопрос:

Почему именно вы подходите для этой роли?

Заполнение короткой анкеты

Небольшое тестовое задание

(например: работа с таблицей, оформление текста, проверка ошибок, протоколирование)

Интервью

Договор и старт работы

Если вам нравится наводить порядок в процессах, работать с документами, таблицами и помогать команде работать системно будем рады познакомиться.