Бизнес - ассистент (удаленная работа)

Вакансия: Бизнес - ассистент

Описание вакансии

HASKO строительная компания премиум класса. Мы занимаемся проектированием и строительством загородных домов, в т. ч. из клеёного бруса, в сегменте ИЖС.

Наша миссия создавать качественный премиальный продукт в сфере загородного строительства. Мы обеспечиваем высокий уровень сервиса, системности, надёжности и управляемости на всех этапах работы с клиентом и внутри компании.

Мы ищем личного помощника руководителя , который возьмёт на себя операционные, координационные и организационные задачи. Ваша поддержка поможет разгрузить руководителя и выстроить чёткие рабочие процессы.

Что предстоит делать

• искать, собирать, систематизировать и анализировать информацию по запросам руководителя;

• работать с нейросетями и AI инструментами для ускорения поиска, подготовки аналитики, черновиков документов, таблиц, сравнений, писем, ТЗ, описаний и отчётов;

• подбирать подрядчиков, поставщиков, специалистов и сервисы под задачи компании;

• вести первичную коммуникацию с подрядчиками: запрашивать условия, сметы, сроки, КП, уточнять состав работ и формировать сравнительные таблицы;

• запрашивать, получать, сверять и анализировать сметы, коммерческие предложения, счета и другие документы от подрядчиков и контрагентов;

• вести переписку и переговоры от имени руководителя в рамках делегированных полномочий;

• представлять интересы компании в коммуникации с подрядчиками, поставщиками, сотрудниками и внешними участниками процесса;

• готовить документы: письма, шаблоны, таблицы, реестры, отчёты, договорные материалы, служебные документы, коммерческие сравнения, протоколы договорённостей;

• вести делопроизводство и организационный документооборот по поручениям руководителя;

• выполнять личные и бизнес поручения руководителя;

• координировать взаимодействие между подразделениями компании;

• контролировать исполнение задач сотрудниками: ставить в работу, фиксировать сроки, напоминать, собирать статусы, эскалировать просрочки руководителю;

• вести отчёты, планы, таблицы контроля, реестры, календари и списки задач;

• сопровождать внутренние процессы: встречи, созвоны, согласования, контроль подготовки материалов и последующих шагов;

• готовить краткие выжимки, аналитические справки, сравнения и структурированную информацию для принятия решений руководителем;

• организовывать и сопровождать календарь руководителя: планировать встречи, контролировать повестку, собирать материалы к созвонам и встречам;

• отслеживать зависшие задачи, риски срыва сроков, непрозрачные зоны и слабые места в исполнении поручений;

• формировать для руководителя понятную картину: что происходит, что требует решения, где риски, что уже сделано, что просрочено, где нужны управленческие действия.

Чего мы ждём от вас

• высшее образование (преимущество в менеджменте, администрировании, строительстве, экономике, управлении проектами или документообороте);

• обязателен опыт в строительных компаниях ;

• сильные навыки поиска и структурирования информации;

• умение работать с нейросетями и AI инструментами в практическом режиме;

• опыт поиска и подбора подрядчиков, поставщиков, исполнителей;

• навык деловой переписки и официальной коммуникации;

• умение готовить документы, таблицы, реестры, сводки, отчёты;

• навык контроля задач и дедлайнов;

• способность координировать несколько людей и процессов одновременно;

• навык запроса и анализа смет, КП, условий, сроков;

• сильная цифровая грамотность;

• умение быстро разбираться в новой теме без долгого обучения;

• навык представлять интересы компании в коммуникации;

• работа с конфиденциальной информацией и соблюдение деловой этики.

Что мы предлагаем

• конкурентную зарплату: оклад 50 000 руб. + система KPI ;

• гибкий объём нагрузки: в зависимости от текущих задач рабочий день может составлять от 4 часов до полного дня ;

• полностью удалённый формат работы с доступностью в рабочее время руководителя;

• возможность влиять на процессы и помогать руководителю сосредоточиться на стратегических задачах;

• профессиональное развитие в динамичной среде строительной компании премиум класса;

• выбор формата оформления: по ТК РФ, как самозанятый или ИП.

Пожалуйста, ответьте в сопроводительном письме на 3 вопроса :

1. Ваш опыт в строительной сфере или с большим объемом документов?
2. Как вы расставляете приоритеты, если прилетает 10 задач одновременно?
3. Готовы ли вы быть на связи в выходные при возникновении срочных вопросов по объектам?

Мы ищем не просто ассистента, а надёжного партнёра для руководителя. Если вы готовы к такой роли будем рады вашему отклику!