Помощник/ассистент руководителя (удаленная работа)

Вакансия: Помощник/ассистент руководителя

Описание вакансии

Обязанности ассистента

Главная задача ассистента: экономить время и средства руководителя.

1. Административная и личная поддержка руководителя

Ведение календаря руководителя: планирование встреч, приоритизация и контроль расписания;

Напоминание о встречах, задачах и дедлайнах;

Выполнение личных и бизнес-поручений;

Организация личных дел руководителя и семьи (медицина, тренировки, досуг, сервисы);

Бронирование ресторанов, мероприятий и услуг.

2. Бизнес-ассистирование

Постановка и контроль исполнения задач сотрудниками;

Координация взаимодействия с контрагентами, подрядчиками и государственными органами;

Организация совещаний, переговоров и фиксация договорённостей;

Представление интересов руководителя и коммуникация от его имени;

Подготовка презентаций и документов;

Решение форс-мажоров и обеспечение бесперебойных процессов.

3. Организация поездок (Travel Support)

Организация рабочих и личных поездок под ключ ;

Покупка авиа/жд-билетов, бронирование гостиниц и трансферов;

Составление маршрутов и визовая поддержка;

Подбор ресторанов, локаций и досуга в поездках.

4. Документооборот и финансовая координация

Ведение личного и рабочего документооборота;

Контроль счетов, платежей, расходов и договоров;

Взаимодействие с бухгалтерией;

Подготовка и сбор пакетов документов.

5. Организация мероприятий

Организация, согласование семейных и корпоративных мероприятий;

Координация участников, логистики и подготовки локаций.

Ключевые навыки (Hard Skills)

Административные

Ведение календаря руководителя;

Организация рабочего времени;

Travel support;

Документооборот;

Деловая переписка;

Подготовка презентаций;

Организация встреч, переговоров и мероприятий;

Контроль исполнения задач.

Аналитические

Поиск, анализ и структурирование информации;

Подготовка отчётности;

Работа с большим объёмом данных;

Решение нестандартных задач.

Digital / Tech Skills

MS Office;

ChatGPT или иные AI-инструменты(базово);

Быстрая печать.

Коммуникационные

Деловая коммуникация и переговоры;

Взаимодействие с руководителями, подрядчиками и клиентами;

Представление интересов руководителя;

Соблюдение конфиденциальности.

Soft Skills

Высокая самоорганизация и автономность;

Проактивность и системное мышление;

Умение работать в режиме многозадачности;

Стрессоустойчивость и быстрое решение форс-мажоров;

Высокий уровень ответственности;

Быстрое обучение и внедрение новых инструментов;

Высокий уровень конфиденциальности .