Помощник/ассистент руководителя (удаленная работа)

Вакансия: Помощник/ассистент руководителя

Описание вакансии

Формат: удаленно
Загрузка: полная / обсуждается
Роль: правая рука руководителя, операционная система бизнеса

О роли

Ищем не просто ассистента, а операционного партнера, который возьмет на себя управление задачами, контролем и коммуникациями.

Вы будете:

• второй памятью руководителя

• центром управления задачами и сроками

• связующим звеном между руководителем, командой и внешними подрядчиками

Ваша главная задача - чтобы ни одна задача, встреча или договоренность не терялись и доводились до результата.

Что вы обеспечите в работе

• отсутствие пропущенных задач и встреч

• системный контроль сотрудников и поручений

• высвобождение времени руководителя (включая делегирование коммуникаций)

• порядок вместо хаоса в задачах и процессах

• фокус руководителя на деньгах и стратегии

Ключевые задачи

1. Организация и контроль

• Планирование дня (утренний слот 5-30 минут)

• Ведение задач в Trello

• Контроль выполнения задач сотрудниками

• Напоминания и доведение до результата

• Подсветка статусов: кто, что и когда делает

• Поиск и первичный отбор специалистов (в том числе дизайнеров интерьера)

• Назначение встреч и собеседований

2. Работа со встречами

• Протоколирование встреч (в том числе через ИИ)

• Обработка итогов

• Постановка задач

• Контроль выполнения договоренностей

3. Документы и операционка

• Подготовка документов и приказов

• Корректировка коммерческих предложений

• Ведение документооборота

• Работа с почтой (структура, сортировка, ответы)

• Обновление таблиц и отчетов

4. Коммуникации

• Фильтрация входящих сообщений и звонков

• Перенаправление несрочных запросов

• Коммуникация с подрядчиками и поставщиками (иногда на английском)

Ключевые требования

• Системность: фиксируете все, ничего не держите в голове

• Внимательность к деталям

• Быстрая обучаемость

• Умение работать в режиме многозадачности

• Стрессоустойчивость

• Оперативность (быстро отвечаете и реагируете)

• Логическое мышление

• Дипломатичная и корректная коммуникация

• Умение мягко, но настойчиво напоминать о задачах

Важно:
Вы не говорите это не моя зона ответственности - вы ищете решение.

Навыки

• Google Таблицы / Excel / Word

• Работа с Trello (или аналогами)

• Уверенная работа с цифрами

• Протоколирование встреч

• Ведение документооборота

• Поиск и анализ информации

• Подбор персонала (базовый уровень)

• Подготовка презентаций и документов

• Английский - будет плюсом (можно через переводчик)

Как строится работа

• Утреннее планирование дня

• Постоянная синхронизация в течение дня

• Контроль задач и статусов

• Работа через системы (Trello, таблицы и др.)

• Регулярные напоминания и доведение задач до результата

• Интеграция бизнес и личных процессов в единую систему

Результат вашей работы

• Руководитель не перегружен операционкой

• Команда работает дисциплинированно

• Все процессы систематизированы

• Минимум хаоса и потерянных задач

• Рост эффективности и финансовых результатов

Кому не подойдет

• Тем, кто ждет четких инструкций на каждый шаг

• Тем, кто забывает фиксировать задачи

• Тем, кто боится брать ответственность

• Тем, кто работает по настроению , а не по системе

Кому подойдет

• Тем, кто любит порядок, контроль и структуру

• Тем, кому нравится быть центром управления

• Тем, кто получает удовольствие от доведения задач до результата

• Тем, кто хочет расти до операционного менеджера