Администратор (координатор) операционной команды (удаленная работа)

Вакансия: Администратор (координатор) операционной команды

Описание вакансии

О нас:

Мы новая AI телерадиологическая компания: занимаемся удалённым описанием КТ-исследований для клиник и медицинских центров. Активно развиваем сервис и делаем его удобным и простым в ежедневной работе, чтобы врач-рентгенолог мог сосредоточиться на действительно важных клинических задачах.

Также мы разрабатываем собственные нейросетевые инструменты, которые берут на себя часть врачебной рутины и снижают нагрузку специалиста при описании КТ исследований. Эти решения используются как вспомогательный инструмент и не заменяют клиническое мышление врача.

Что нужно делать:

• Вести онбординг каждого врача от оффера до первой смены: контролировать документы, доводить до реальной работы в полях . Новичков нужно буквально вести за руку по всему процессу чтобы онбординг проходил быстро и никто не завис на полпути.
• Вести CRM по статусам онбординга новичков чтобы процесс был прозрачен для всех участников и статус любого врача было видно в моменте.
• Организовывать подписание договоров с внештатными исполнителями (ReStaff и аналогичные платформы) ни один врач не работает без оформления. Процесс уже есть, но его нужно довести до автомата, чтобы подписание занимало буквально 2 дня.
• Формировать и постоянно актуализировать графики смен план/факт по каждому исполнителю: обеспечивать выход в смену, при срыве оперативно находить замену.
• В режиме реального времени контролировать поток исследований на врачей: чтобы врач не простаивал и не был перегружен (например, чтобы за 20 минут до конца смены у него не оставалось 5 неописанных исследований, тк одно занимает 30 минут).
• Подводить итоги месяца по выплатам: сводить фактические смены и стимулирующие выплаты в файл, сверять суммы.
• Отвечать врачам по любым немедицинским вопросам и решать их быстро, не гоняя человека по инстанциям.
• Улучшать процессы координации: шаблоны, чек-листы, автоматизация рутины чтобы меньше ручной работы и меньше пожаров.
• Ежедневно использовать AI-инструменты для ускорения работы: черновики коммуникаций, обработка таблиц, автоматизация напоминаний и отчётов.

Идеальный кандидат это координатор с опытом в HR operations или операционном управлении исполнителями, который умеет держать в голове огромный контекст: десятки врачей, у каждого свой статус, договор и график. Медицинский бэкграунд не нужен нужна системность.

Сильным кандидатом будет считаться специалист, который:

• Имеет опыт в HR operations или операционной координации исполнителей (сервисы, логистика, маркетплейсы, аутстафф) понимает, как вести много людей через процесс и не терять никого по дороге.
• Организован системно: ведёт трекеры, не полагается на память статус любого исполнителя может назвать за минуту.
• Умеет общаться с требовательными людьми: спокойно, доброжелательно и настойчиво напоминает, договаривается, доводит до результата, не скатываясь в конфликт. Для этой роли это критично.
• Держит большой контекст и не теряется, когда параллельно идут десятки процессов на разных этапах.
• Стрессоустойчив и быстро переключается: срыв смены это не катастрофа, а задача на 15 минут.
• Пишет ясно и коротко: большая часть коммуникации с врачами в мессенджерах.
• Уверенно использует AI-инструменты (ChatGPT, Claude и аналоги) в ежедневной работе и может показать, как именно они его ускоряют без этого в нашем темпе будет тяжело.
• Уверенно работает с таблицами (Google Sheets/Excel) и быстро осваивает новые инструменты.
• Проактивен: не просто фиксирует проблему, а приходит с решением.

Будет плюсом:

• Опыт в операционных командах с большим пулом людей когда в ежедневной координации 50+ исполнителей.
• Уверенное знание форматов работы с внештатными исполнителями и опыт работы с платформами выплат (ReStaff, 4dev и аналоги).
• Опыт составления и ведения сменных графиков.
• Опыт настройки автоматизаций и ботов для упрощения и ускорения собственной работы с кейсами под рукой, которые сможешь показать.

Что ещё важно знать:

• На роль мы ищем двух человек врачи работают посменно, и координация нужна именно во время смен. Два слота: утренняя смена с 8:00 до 16:00 мск и вечерняя с 18:00 до 2:00 Мск.
• Утренняя смена для кандидата в часовом поясе Москвы ( 2 часа).
• Вечерняя смена для кандидата из Латинской Америки : по местному времени это дневная смена, примерно с 11:00 12:00 до 19:00 20:00. Работать по ночам не придётся это принципиально важно.
• Мы быстро растём, процессы не до конца формализованы есть свобода улучшать их и предлагать своё.
• Разбираться в медицине не потребуется все задачи роли организационные.

Что мы предлагаем:

• Реальное влияние на процессы: видишь, как сделать лучше предлагай и делай, долгих согласований не будет.
• Свободу и доверие: сам управляешь своим временем и приоритетами, главное результат и прозрачность.
• Оплату в валюте для кандидатов из Латинской Америки.
• Сильную кросс-дисциплинарную команду: IT, медицина, регуляторика и продукт работают вместе.
• Полностью удалённую работу : работай откуда удобно в рамках своего часового пояса, главное стабильный результат.
• Проект с настоящим импактом: то, что мы делаем, помогает врачам и влияет на здоровье и жизни людей.